Kinh nghiệm chọn mua máy in cho công ty: Hướng dẫn từ A-Z 2025

Theo khảo sát từ các nhà phân phối thiết bị văn phòng tại Việt Nam, khoảng 67% doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng máy in không phù hợp với nhu cầu thực tế. Hậu quả là chi phí vận hành cao gấp 2-3 lần so với mức cần thiết, máy in thường xuyên hỏng vặt, và thời gian chờ sửa chữa ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất công việc.

Bạn có thể đã từng gặp tình huống này: mua máy in giá rẻ nhưng sau vài tháng phát hiện tiền mực in còn cao hơn giá máy. Hoặc máy in liên tục kẹt giấy khi in số lượng lớn, làm chậm tiến độ giao hàng và ký hợp đồng. Đây là những vấn đề phổ biến khi không có kinh nghiệm đánh giá đúng nhu cầu in ấn của công ty.

Bài viết này cung cấp 7 tiêu chí đánh giá máy in, hướng dẫn tính toán tổng chi phí sở hữu, và kinh nghiệm thực tế từ hơn 20 năm tư vấn cho doanh nghiệp Việt Nam. Nếu bạn đang tìm hiểu tổng quan về tư vấn máy in cho doanh nghiệp nhỏ, bài viết này sẽ đi sâu vào kinh nghiệm thực tế giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn.

Dù bạn là quản lý hành chính đang tìm máy in mới cho văn phòng, nhân viên IT được giao nhiệm vụ đề xuất thiết bị, hay chủ doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí văn phòng phẩm, hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém.

5 sai lầm phổ biến khi mua máy in công ty

1. 7 tiêu chí vàng khi chọn mua máy in cho công ty

Việc lựa chọn máy in phù hợp không chỉ dựa vào giá bán hay thương hiệu. Thực tế cho thấy 78% tổng chi phí máy in nằm ở mực và bảo trì, trong khi giá máy chỉ chiếm 22%. Điều này có nghĩa một máy in giá 3 triệu đồng có thể tốn kém hơn máy in giá 6 triệu đồng sau 12 tháng sử dụng.

Dưới đây là 7 tiêu chí quan trọng nhất cần đánh giá trước khi quyết định mua.

1.1. Nhu cầu in hàng tháng

Đây là tiêu chí nền tảng quyết định mọi lựa chọn sau đó. Nhiều công ty phạm sai lầm khi ước lượng nhu cầu in quá thấp hoặc quá cao, dẫn đến mua máy không phù hợp. Cách tính chính xác nhu cầu in như sau:

Công thức cơ bản: Số nhân viên × Số trang trung bình mỗi người × Hệ số biến động (1.3)

Ví dụ với công ty 20 nhân viên, mỗi người in trung bình 50 trang mỗi tháng: 20 × 50 × 1.3 = 1,300 trang/tháng

Hệ số 1.3 dự phòng cho những tháng cao điểm như cuối quý, cuối năm khi khối lượng in tăng đột biến. Một số ngành như kế toán có thể cần hệ số cao hơn (1.5) vào mùa quyết toán thuế.

Bảng ước tính theo ngành nghề:

Cách đo lường chính xác nhất: Theo dõi số lượng giấy A4 tiêu thụ trong 2-4 tuần. Một ram giấy có 500 tờ. Nếu văn phòng dùng hết 2 ram trong 2 tuần, tức là in khoảng 2,000 trang/tháng.

Khuyến nghị: Chọn máy có công suất gấp 1.5 lần nhu cầu thực tế để đảm bảo máy không bị quá tải và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Máy in hoạt động ở 50-70% công suất sẽ bền hơn nhiều so với máy luôn chạy hết công suất.

1.2. Loại tài liệu in

Xác định rõ bạn cần in đen trắng hay màu, và tỷ lệ mỗi loại:

• Chủ yếu đen trắng (hóa đơn, hợp đồng, văn bản nội bộ): Máy in laser đen trắng là lựa chọn tối ưu
• Cần in màu thường xuyên (brochure, báo cáo có biểu đồ, tài liệu marketing): Cân nhắc máy in phun hoặc laser màu
• In hỗn hợp (70% đen trắng, 30% màu): Máy in đa năng màu hoặc kết hợp 2 máy riêng biệt

1.3. Tốc độ in yêu cầu

Tốc độ in được đo bằng đơn vị ppm (số trang mỗi phút). Với văn phòng thông thường:

• Dưới 1,000 trang/tháng: 20-25 ppm là đủ
• 1,000-3,000 trang/tháng: 30-35 ppm
• Trên 3,000 trang/tháng: 40+ ppm

1.4. Tính năng cần thiết

• In 2 mặt tự động (duplex): Tiết kiệm 50% giấy, giảm chi phí đáng kể cho văn phòng in nhiều
• Kết nối WiFi: In từ xa, không cần kéo dây, phù hợp văn phòng nhiều máy tính
• Scan và Copy: Máy đa năng tiện lợi hơn mua riêng từng thiết bị
• ADF (nạp giấy tự động): Cần thiết nếu scan/copy nhiều tài liệu cùng lúc

1.5. Tổng chi phí sở hữu

Để tính toán chính xác chi phí vận hành máy in laser, bạn cần xem xét cả chi phí mực, drum, và bảo trì định kỳ.

Công thức tổng chi phí sở hữu: Tổng chi phí = Giá máy + (Chi phí mực × 12 tháng) + Bảo trì + Điện năng

Case study thực tế:

Như vậy, máy B tuy giá cao hơn 2.3 triệu đồng nhưng sau 12 tháng lại tiết kiệm hơn 2 triệu đồng so với máy A.

1.6. Độ bền và bảo hành

• Kiểm tra công suất tối đa hàng tháng (duty cycle): Chọn máy có công suất gấp 2-3 lần nhu cầu thực tế
• Thời gian bảo hành: Tối thiểu 12 tháng, ưu tiên 24 tháng
• Có bảo hành tận nơi hay phải mang máy đến trung tâm?
• Thời gian phản hồi: Trong vòng 24h hay 4h làm việc?

1.7. Hỗ trợ kỹ thuật và nguồn mực thay thế

• Nhà cung cấp có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ tận nơi không?
• Mực chính hãng có sẵn trên thị trường không? Giá bao nhiêu?
• Có mực tương thích chất lượng tốt để tiết kiệm chi phí không?

Bảng checklist 7 tiêu chí với thang điểm đánh giá

2. So sánh chi tiết Laser và máy in phun: Loại nào phù hợp công ty bạn?

Trước khi quyết định, bạn nên nắm vững kiến thức cơ bản về máy in laser để hiểu rõ cơ chế hoạt động và ưu nhược điểm của từng loại.

2.1. Máy in laser

Ưu điểm:

• Tốc độ in nhanh (30-50 ppm đối với dòng văn phòng)
• Chi phí mỗi trang thấp (100-200đ/trang đen trắng)
• Độ bền cao, ít hỏng vặt
• Bản in sắc nét, không lem khi dính nước
• Mực không bị khô như máy in phun

Lưu ý:

• Giá đầu tư ban đầu cao hơn máy in phun
• Máy in laser màu có chi phí mực cao
• Tiêu thụ điện năng lớn hơn khi hoạt động

2.2. Máy in phun

Ưu điểm:

• Giá máy rẻ, phù hợp ngân sách hạn chế
• In màu đẹp, chi tiết cao
• Kích thước nhỏ gọn
• Tiêu thụ điện thấp

Lưu ý:

• Chi phí mực cao hơn laser (300-500đ/trang)
• Đầu phun dễ bị khô nếu không in thường xuyên
• Tốc độ in chậm hơn laser
• Bản in dễ lem nếu dính nước

2.3. Máy in tank (bình mực liên tục)

Ưu điểm:

• Chi phí mực siêu thấp (30-50đ/trang)
• Dung lượng mực lớn (in được 4,000-7,000 trang mỗi bình)
• Phù hợp in màu số lượng lớn

Lưu ý:

• Tốc độ in chậm hơn laser
• Vẫn có rủi ro đầu phun khô nếu ít dùng
• Chất lượng in văn bản không bằng laser

2.4. Bảng so sánh chi tiết

2.5. Khi nào chọn máy in laser?

Máy in laser phù hợp khi công ty bạn có các đặc điểm sau:

• In trên 1,000 trang mỗi tháng
• Chủ yếu in văn bản đen trắng (hóa đơn, hợp đồng, báo cáo)
• Cần tốc độ in nhanh, không muốn chờ đợi
• Ưu tiên độ bền và chi phí vận hành thấp
• Môi trường in ấn cần hoạt động liên tục, ổn định

Ví dụ thực tế: Văn phòng kế toán 30 nhân viên, in khoảng 3,000 trang mỗi tháng, chủ yếu hóa đơn và chứng từ. Máy in laser đen trắng như HP LaserJet Pro 4003dn (giá khoảng 5.3 triệu) là lựa chọn tối ưu với chi phí mỗi trang chỉ khoảng 150đ.

Phân tích chi tiết chi phí laser:

• Hộp mực laser đen trắng: 800,000đ – 1,500,000đ, in được 2,500-5,000 trang
• Drum (trống): 1,500,000đ – 2,500,000đ, thay sau 10,000-30,000 trang
• Chi phí mỗi trang thực tế: 100-200đ (bao gồm cả drum)

Với văn phòng in 3,000 trang/tháng, chi phí mực laser hàng tháng chỉ khoảng 450,000đ – đây là mức chi phí cạnh tranh nhất trong các công nghệ in.

2.6. Khi nào chọn máy in phun hoặc tank?

Máy in phun hoặc tank phù hợp khi:

• Cần in màu thường xuyên (tài liệu marketing, brochure, poster)
• Khối lượng in vừa phải (dưới 1,000 trang/tháng)
• Ngân sách mua máy hạn chế
• Ưu tiên chất lượng in màu hơn tốc độ
• In ảnh hoặc đồ họa cần độ chi tiết cao

Ví dụ thực tế: Công ty marketing 15 nhân viên, in 500 trang màu mỗi tháng. Máy in tank như Canon PIXMA G3020 (giá 5.8 triệu) hoặc Epson EcoTank L3250 (giá 4.1 triệu) tiết kiệm hơn nhiều so với laser màu.

So sánh chi phí in màu:

• Laser màu: 800-1,500đ/trang (4 hộp mực riêng biệt)
• Inkjet thông thường: 500-800đ/trang (mực hộp dung lượng thấp)
• Tank (bình mực liên tục): 100-200đ/trang (mực chai dung lượng lớn)

Với công ty in 500 trang màu/tháng, chi phí hàng tháng:

• Laser màu: 500 × 1,000đ = 500,000đ/tháng
• Tank: 500 × 150đ = 75,000đ/tháng

Tiết kiệm với tank: 425,000đ/tháng, tương đương 5.1 triệu đồng mỗi năm.

Thống kê cho thấy 85% văn phòng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam chọn máy in laser cho nhu cầu in đen trắng số lượng lớn vì chi phí vận hành thấp và độ bền cao.

Bảng so sánh Laser – Inkjet – Tank với biểu đồ chi phí

3. Máy in đơn năng hay đa năng: Phân tích chi tiết

Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp đặt ra khi cân nhắc mua máy in mới. Mỗi loại có ưu điểm riêng phù hợp với từng nhu cầu cụ thể.

3.1. Máy in đơn năng

Máy in đơn năng chỉ có chức năng in, không tích hợp scan hay copy.

Phù hợp khi:

• Công ty đã có máy scan hoặc máy photocopy riêng
• Nhu cầu in rất lớn, cần máy chuyên biệt hiệu suất cao
• Muốn phân tách riêng chức năng để dễ quản lý

Ví dụ: Máy in laser đen trắng HP LaserJet Pro 4003dn với giá 5.3 triệu là lựa chọn đơn năng phổ biến cho văn phòng cần in số lượng lớn.

3.2. Máy in đa năng

Máy in đa năng tích hợp in, scan, copy và đôi khi cả fax trong một thiết bị.

Phù hợp khi:

• Văn phòng diện tích nhỏ, cần tiết kiệm không gian
• Cần đầy đủ chức năng nhưng ngân sách hạn chế
• Không có sẵn máy scan hay máy photocopy

So sánh chi phí:

Như vậy, máy đa năng thường tiết kiệm chi phí và không gian hơn so với mua riêng từng thiết bị.

3.3. Khuyến nghị theo quy mô công ty

• Dưới 10 người: Máy đa năng là lựa chọn tối ưu
• 10-30 người: Cân nhắc 1 máy đa năng hoặc 1 máy in đơn năng + 1 máy scan
• Trên 30 người: Có thể kết hợp 2-3 máy in đơn năng đặt tại các khu vực khác nhau + 1 máy đa năng tại khu vực hành chính

Nếu quyết định chọn máy đa năng, tham khảo danh sách máy in laser đa năng tốt nhất để so sánh các dòng máy phổ biến trên thị trường.

Case study: Công ty thương mại 25 nhân viên chuyển từ sử dụng 1 máy in + 1 máy scan riêng sang máy đa năng Canon MF465dw. Kết quả: tiết kiệm 15% chi phí thiết bị, giảm 20% thời gian chờ đợi khi cần scan tài liệu gấp.

Infographic so sánh đơn năng và đa năng với biểu tượng

4. Bảng so sánh 5 dòng máy in phổ biến cho công ty 2025

Dựa trên dữ liệu bán hàng và phản hồi từ khách hàng doanh nghiệp, dưới đây là 5 dòng máy in được đánh giá cao nhất cho văn phòng công ty trong năm 2025.

4.1. Bảng so sánh tổng quan

Dòng máy	Giá	Tốc độ	Chi phí/trang	Duplex	WiFi	Phù hợp
HP LaserJet Pro 4003dn	5,300,000đ	40 ppm	120đ	Có	Không	Văn phòng nhỏ 10-20 người
HP LaserJet Pro 4003dw	6,100,000đ	40 ppm	120đ	Có	Có	Văn phòng cần in từ xa
Brother HL-B2180DW	4,150,000đ	34 ppm	100đ	Có	Có	Chi phí mực thấp nhất
HP LaserJet MFP M236sdw	6,150,000đ	29 ppm	150đ	Có	Có	Đa năng giá tốt
Canon MF465dw	8,640,000đ	40 ppm	130đ	Có	Có	Văn phòng lớn 30+ người

5 sản phẩm máy in so sánh

Máy in laser đen trắng HP LaserJet Pro 4003dn

6.528.627 VND Giá gốc là: 6.528.627 VND.5.600.000 VNDGiá hiện tại là: 5.600.000 VND.

Xem ngay

Máy in laser đen trắng HP LaserJet Pro 4003dw

7.226.371 VND Giá gốc là: 7.226.371 VND.6.100.000 VNDGiá hiện tại là: 6.100.000 VND.

Xem ngay

Máy in laser đen trắng Brother HL B2180DW

4.574.076 VND Giá gốc là: 4.574.076 VND.4.150.000 VNDGiá hiện tại là: 4.150.000 VND.

Xem ngay

Xem thêm các sản phẩm Máy in →

 

4.2. Phân tích chi tiết từng dòng máy

HP LaserJet Pro 4003dn – Lựa chọn tối ưu cho văn phòng nhỏ

Với giá 5.3 triệu đồng, đây là dòng máy có tỷ lệ hiệu năng/giá thành tốt nhất phân khúc. Tốc độ 40 trang/phút đáp ứng nhu cầu in đến 3,000 trang mỗi tháng. Máy có in 2 mặt tự động giúp tiết kiệm giấy.

Lưu ý: Không có WiFi, cần kết nối mạng dây hoặc USB.

Máy in laser đen trắng HP LaserJet Pro 4003dn

6.528.627 VND Giá gốc là: 6.528.627 VND.5.600.000 VNDGiá hiện tại là: 5.600.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in laser hiệu suất cao dành cho văn phòng Việt Nam, tiết kiệm chi phí vận hành chỉ 150-200đ/trang

• Tốc độ in nhanh: 42 trang/phút khổ Letter, 40 trang/phút A4
• In 2 mặt tự động: Tiết kiệm 50% giấy, giảm chi phí vận hành
• Chu kỳ làm việc cao: Đến 80,000 trang/tháng cho văn phòng
• Bảo mật HP Wolf Pro: Bảo vệ dữ liệu với công nghệ hardware-based
• Kết nối thông minh: HP Smart App, AirPrint, Ethernet Gigabit
• Chất lượng ProRes 1200: Văn bản sắc nét, độ phân giải cao

Xem chi tiết

Brother HL-B2180DW – Chi phí mực thấp nhất

Brother HL-B2180DW nằm trong top máy in laser tiết kiệm mực nhất nhờ công nghệ drum tách rời. Với giá 4.15 triệu, chi phí mỗi trang in chỉ khoảng 100đ, đây là lựa chọn tuyệt vời cho công ty muốn tối ưu chi phí vận hành dài hạn.

Máy in laser đen trắng Brother HL B2180DW

4.574.076 VND Giá gốc là: 4.574.076 VND.4.150.000 VNDGiá hiện tại là: 4.150.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in laser Brother HL-B2180DW - Giải pháp in ấn hiệu quả cho văn phòng Việt Nam với chi phí vận hành thấp chỉ 460đ/trang

• Tốc độ in cao: 34 trang/phút, in 2 mặt tự động 16 mặt/phút
• Kết nối đa dạng: WiFi 24GHz/5GHz, USB, Ethernet, in từ điện thoại
• Bảo mật 3 lớp: Mã hóa TLS 12 bảo vệ tài liệu nhạy cảm
• Hộp mực tiết kiệm: TN-B027 dung lượng 2600 trang, giảm 50% chi phí
• Chế độ im lặng: Độ ồn chỉ 49dB, phù hợp văn phòng nhỏ
• Bảo hành chính hãng: 24 tháng, 12 trung tâm bảo hành toàn quốc

Xem chi tiết

HP LaserJet MFP M236sdw – Đa năng giá hợp lý

Tích hợp in, scan, copy với giá chỉ 6.15 triệu là mức giá cạnh tranh cho máy đa năng. Phù hợp văn phòng nhỏ 10-20 người cần đầy đủ tính năng.

Máy in laser đen trắng Canon i-SENSYS LBP236dw

9.124.884 VND Giá gốc là: 9.124.884 VND.7.950.000 VNDGiá hiện tại là: 7.950.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in Canon i-SENSYS LBP236dw - giải pháp in ấn hiệu quả cho doanh nghiệp Việt Nam với chi phí vận hành thấp chỉ 150-200đ/trang

• In 2 mặt tự động: Tiết kiệm 50% thời gian và giấy
• Tốc độ cao 38ppm: In nhanh tài liệu văn phòng
• Kết nối Wi-Fi đa nền tảng: AirPrint, Mopria, Canon PRINT
• Chu kỳ làm việc 80,000 trang: Bền bỉ cho môi trường văn phòng
• Khay giấy 350 tờ: Mở rộng đến 900 tờ
• Bảo hành 12 tháng: Hỗ trợ toàn quốc tại Việt Nam

Xem chi tiết

Canon MF465dw – Đa năng cao cấp

Với 8.64 triệu, Canon MF465dw mang đến trải nghiệm in ấn chuyên nghiệp với ADF (nạp giấy tự động) 50 tờ, tốc độ scan nhanh, phù hợp văn phòng cần scan/copy số lượng lớn.

Máy in laser đen trắng đa năng Canon imageCLASS MF465dw

10.500.000 VND Giá gốc là: 10.500.000 VND.9.600.000 VNDGiá hiện tại là: 9.600.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in đa năng Canon MF465dw tối ưu cho văn phòng Việt Nam với chi phí vận hành thấp chỉ 120-200đ/trang

• Tốc độ cao: In 40 trang/phút, quét 100 hình/phút
• Tiết kiệm chi phí: Hộp mực 10200 trang, giảm 30% chi phí
• Kết nối thông minh: WiFi, AirPrint, Canon PRINT Business
• Đa chức năng: In, quét, copy, fax trong một thiết bị
• Tự động hóa: In 2 mặt, ADF 50 trang quét liên tục
• Màn hình cảm ứng: 5 inch màu, điều khiển dễ dàng

Xem chi tiết

4.3. Tính toán tổng chi phí sở hữu 12 tháng

Giả định in 2,000 trang mỗi tháng:

Nếu ưu tiên tổng chi phí sở hữu thấp nhất và chỉ cần chức năng in, Brother HL-B2180DW là lựa chọn hàng đầu. Nếu cần máy đa năng với ngân sách vừa phải, HP LaserJet MFP M236sdw là sự cân bằng tốt.

Bảng so sánh visual 5 dòng máy với đánh giá sao

5. 5 sai lầm phổ biến khi mua máy in công ty và cách tránh

Qua hơn 20 năm tư vấn cho doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy 5 sai lầm phổ biến sau đây khiến nhiều công ty phải tốn kém không đáng.

5.1. Sai lầm 1: Chỉ nhìn giá máy, bỏ qua chi phí mực

Vấn đề: Công ty X mua máy in giá 2 triệu đồng vì thấy rẻ. Sau 6 tháng, họ đã tốn 5 triệu đồng tiền mực vì máy sử dụng hộp mực dung lượng thấp và giá cao.

Phân tích chi tiết: Nhiều máy in giá rẻ (dưới 3 triệu) sử dụng hộp mực dung lượng thấp (500-1,000 trang) với giá bán cao (800,000đ – 1,200,000đ/hộp). Trong khi máy in phân khúc cao hơn sử dụng hộp mực dung lượng lớn (3,000-5,000 trang) với giá tương đương, dẫn đến chi phí mỗi trang thấp hơn 50-70%.

Giải pháp: Luôn tính toán tổng chi phí sở hữu trong 12-24 tháng trước khi quyết định. Một máy in giá cao hơn 2-3 triệu nhưng chi phí mực thấp sẽ tiết kiệm hơn trong dài hạn. Công thức đơn giản: Hỏi giá mực và chia cho số trang in được để so sánh chi phí mỗi trang giữa các dòng máy.

5.2. Sai lầm 2: Mua máy công suất thấp hơn nhu cầu

Vấn đề: Chọn máy có công suất vừa đủ nhu cầu hiện tại, không tính đến tăng trưởng. Kết quả: máy quá tải, hỏng nhanh, phải thay mới sau 1-2 năm.

Case study thực tế: Công ty Y có 20 nhân viên, in 1,500 trang/tháng, mua máy có công suất 2,000 trang/tháng. Sau 1 năm công ty phát triển lên 35 nhân viên, nhu cầu in tăng lên 2,500 trang/tháng. Máy quá tải, thường xuyên kẹt giấy và hỏng lò sấy. Chi phí sửa chữa trong 6 tháng: 4 triệu đồng. Cuối cùng phải mua máy mới.

Giải pháp: Chọn máy có công suất gấp 1.5-2 lần nhu cầu thực tế. Nếu in 1,500 trang/tháng, chọn máy có công suất tối thiểu 3,000-5,000 trang/tháng. Đầu tư thêm 1-2 triệu cho máy công suất lớn hơn sẽ tiết kiệm chi phí sửa chữa và thay thế sau này.

5.3. Sai lầm 3: Không kiểm tra nguồn mực thay thế

Vấn đề: Mua máy in của hãng ít phổ biến hoặc dòng máy đã cũ. Khi cần thay mực, phát hiện mực chính hãng không có sẵn, mực tương thích không tìm được, phải đặt hàng chờ 2-3 tuần.

Hậu quả thực tế: Máy in hết mực nhưng không có mực thay thế, công việc bị đình trệ. Phải mua máy in tạm thời hoặc đi photocopy bên ngoài với chi phí cao gấp 3-5 lần.

Giải pháp: Trước khi mua, kiểm tra xem mực in có sẵn trên thị trường không, giá bao nhiêu, có mực tương thích chất lượng tốt không. Ưu tiên các dòng máy phổ biến của HP, Canon, Brother vì nguồn mực luôn sẵn có.

5.4. Sai lầm 4: Bỏ qua bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật

Vấn đề: Mua máy in qua kênh không chính hãng, bảo hành ngắn hoặc không có. Khi máy hỏng, phải tự sửa với chi phí cao và thời gian chờ lâu.

Chi phí sửa chữa thường gặp:

• Thay lô sấy: 1,500,000đ – 2,500,000đ
• Thay mainboard: 2,000,000đ – 4,000,000đ
• Thay đầu in (máy phun): 1,000,000đ – 2,000,000đ
• Vệ sinh tổng thể: 500,000đ – 800,000đ

Giải pháp: Ưu tiên mua từ nhà phân phối chính hãng hoặc đại lý uy tín có bảo hành tối thiểu 12 tháng. Kiểm tra xem có hỗ trợ kỹ thuật tận nơi không, thời gian phản hồi bao lâu. Một số nhà cung cấp cam kết phản hồi trong 4 giờ làm việc và cho mượn máy trong thời gian sửa chữa.

5.5. Sai lầm 5: Mua máy cũ không rõ nguồn gốc

Vấn đề: Thống kê cho thấy 45% máy in cũ gặp vấn đề trong 3 tháng đầu sử dụng: kẹt giấy thường xuyên, chất lượng in kém, drum mòn.

Rủi ro khi mua máy cũ:

• Drum đã in gần hết vòng đời, cần thay mới (1,500,000đ – 2,500,000đ)
• Lô sấy mòn, gây kẹt giấy và bản in không đều
• Mainboard đã qua sửa chữa, không ổn định
• Không có hóa đơn, không bảo hành

Giải pháp: Nếu đang cân nhắc mua máy in cũ hay mới, hãy đọc phân tích chi tiết để đưa ra quyết định phù hợp ngân sách. Chỉ nên mua máy cũ nếu từ nhà cung cấp uy tín có bảo hành, máy còn dưới 50% công suất sử dụng (kiểm tra print count trong menu máy), và tiết kiệm ít nhất 40% so với máy mới.

Checklist “5 điều PHẢI kiểm tra trước khi mua

6. Quy trình 6 bước mua máy in cho công ty

Thay vì mua ngẫu hứng, hãy tuân theo quy trình sau để đảm bảo chọn đúng máy in phù hợp. Quy trình này đã được thử nghiệm và áp dụng thành công cho hàng trăm doanh nghiệp.

Bước 1: Khảo sát nhu cầu in thực tế (2-4 tuần)

Theo dõi số lượng giấy in tiêu thụ trong 2-4 tuần. Ghi nhận số trang đen trắng, số trang màu, thời điểm cao điểm. Đây là dữ liệu quan trọng nhất để xác định cấu hình máy cần mua.

Bảng theo dõi mẫu:

Với kết quả này, cần máy in có công suất tối thiểu 5,000-7,000 trang/tháng.

Bước 2: Xác định ngân sách

Ngân sách không chỉ là giá máy, mà là tổng chi phí sở hữu trong 12-24 tháng. Công thức:

Ngân sách 12 tháng = Giá máy + (Chi phí mực/tháng × 12) + Dự phòng bảo trì (10%)

Ví dụ: Máy 6 triệu + (400,000đ × 12) + 10% = 6,000,000 + 4,800,000 + 1,080,000 = 11,880,000đ

Bước 3: Lập danh sách 3-5 dòng máy phù hợp

Dựa trên nhu cầu và ngân sách, lọc ra 3-5 dòng máy tiềm năng. Ưu tiên các hãng có mạng lưới bảo hành tốt tại Việt Nam như HP, Canon, Brother.

Tiêu chí lọc:

• Công suất phù hợp (gấp 1.5-2 lần nhu cầu)
• Giá nằm trong ngân sách
• Có đầy đủ tính năng cần thiết (duplex, WiFi, scan…)
• Hãng có mạng lưới bảo hành tại địa phương

Bước 4: So sánh báo giá từ 2-3 nhà cung cấp

Liên hệ ít nhất 2-3 nhà cung cấp để lấy báo giá. Chú ý so sánh các yếu tố quan trọng:

• Giá máy: Đã bao gồm VAT chưa? Có khuyến mãi không?
• Thời gian bảo hành: 12 tháng hay 24 tháng?
• Lắp đặt: Có miễn phí không? Có hướng dẫn sử dụng không?
• Chính sách đổi trả: Đổi máy nếu lỗi trong bao lâu?
• Hỗ trợ kỹ thuật: Phản hồi trong bao lâu? Có hỗ trợ tận nơi không?

Bước 5: Kiểm tra bảo hành và nguồn mực

Xác nhận rõ ràng các thông tin quan trọng:

• Bảo hành bao lâu? Tại chỗ hay phải mang máy đến trung tâm?
• Mực chính hãng giá bao nhiêu? Có sẵn tại đại lý không?
• Có mực tương thích chất lượng tốt không? (như mực Greentec tiết kiệm 40-60%)
• Drum thay thế giá bao nhiêu? Bao lâu cần thay?

Bước 6: Test thử và quyết định

Nếu có thể, yêu cầu nhà cung cấp cho in thử 50-100 trang để đánh giá:

• Chất lượng in: Chữ rõ nét không? Có đốm mực không?
• Tốc độ thực tế: Có đúng như công bố không?
• Tiếng ồn: Có chấp nhận được trong môi trường văn phòng không?
• Thao tác: Giao diện có dễ sử dụng không?

Sau đó mới quyết định cuối cùng.

Timeline: Quy trình mua máy in chuyên nghiệp mất khoảng 2-4 tuần từ khảo sát đến lắp đặt hoàn tất. Đừng vội vàng quyết định trong 1-2 ngày vì có thể dẫn đến lựa chọn sai.

6 bước với timeline

7. Thuê máy in hay mua đứt: Phân tích hoàn vốn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngoài việc mua máy in, nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc hình thức thuê máy in. Mỗi phương án có ưu nhược điểm riêng.

7.1. Khi nào nên thuê máy in?

Phù hợp với:

• Startup mới thành lập, chưa ổn định
• Công ty có dự án ngắn hạn cần in nhiều
• Không muốn lo về bảo trì, sửa chữa
• Ngân sách đầu tư ban đầu hạn chế

Ưu điểm:

• Không cần vốn đầu tư lớn ban đầu
• Được bảo trì, sửa chữa miễn phí
• Dễ dàng nâng cấp hoặc đổi máy

Lưu ý:

• Chi phí dài hạn cao hơn mua đứt
• Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ

7.2. Khi nào nên mua đứt?

Phù hợp với:

• Công ty ổn định, hoạt động lâu dài
• Nhu cầu in cao và đều đặn
• Muốn kiểm soát hoàn toàn chi phí
• Có ngân sách đầu tư ban đầu

Ưu điểm:

• Chi phí dài hạn thấp hơn thuê
• Chủ động trong việc chọn mực, bảo trì
• Tài sản thuộc sở hữu công ty

7.3. So sánh chi phí 24 tháng

Giả định công ty 30 nhân viên, in 3,000 trang/tháng:

Như vậy, với công ty hoạt động ổn định, mua máy in tiết kiệm hơn khoảng 12% so với thuê trong 24 tháng.

Case study: Một startup công nghệ 15 nhân viên quyết định thuê máy in trong 12 tháng đầu khi chưa xác định rõ nhu cầu. Sau khi ổn định, họ chuyển sang mua máy in và tiết kiệm được 300,000đ mỗi tháng.

Bảng so sánh Thuê và Mua với 6 tiêu chí

Kết luận

Việc chọn đúng máy in cho công ty không chỉ giúp tiết kiệm hàng triệu đồng mỗi năm mà còn đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy. Hãy nhớ 7 tiêu chí quan trọng nhất: nhu cầu in, loại tài liệu, tốc độ, tính năng, tổng chi phí sở hữu, độ bền bảo hành, và hỗ trợ kỹ thuật.

Tóm tắt khuyến nghị:

• Văn phòng dưới 20 người, in dưới 2,000 trang/tháng: HP LaserJet Pro 4003dn hoặc Brother HL-B2180DW
• Văn phòng 20-50 người, cần đa năng: HP LaserJet MFP M236sdw hoặc Canon MF465dw
• Cần in màu thường xuyên: Máy in tank Canon G3020 hoặc Epson L3250

Đầu tư thời gian nghiên cứu và tính toán kỹ trước khi mua sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng chục triệu đồng trong dài hạn. Để có cái nhìn tổng quan hơn về tư vấn máy in cho doanh nghiệp nhỏ, hãy tham khảo hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi hoặc liên hệ trực tiếp để được tư vấn miễn phí.

Liên hệ tư vấn: Hotline 0899 199 660 hoặc email sales@toannhan.com