Dịch Vụ Máy In Cho Doanh Nghiệp: Hướng Dẫn Toàn Diện Từ A-Z

Chi phí in ấn chiếm 1-3% doanh thu của doanh nghiệp, tương đương hàng chục đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm. Nhưng đó chưa phải vấn đề lớn nhất. Máy in cũ hỏng giữa lúc cần in hợp đồng gấp, mực hết đúng deadline giao hàng, hay chi phí bảo trì phát sinh liên tục mới là những điều khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu.

Bạn đang đứng trước câu hỏi: nên mua máy in hay thuê? Trả góp có tiết kiệm hơn không? Làm sao để không bị vượt ngân sách phê duyệt nội bộ? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại hình dịch vụ máy in cho doanh nghiệp, so sánh chi phí thực tế, và đưa ra quyết định phù hợp nhất với quy mô công ty.

1. Dịch Vụ Máy In Cho Doanh Nghiệp Là Gì? Các Loại Hình Phổ Biến

Dịch vụ máy in cho doanh nghiệp là giải pháp cung cấp thiết bị in ấn kèm theo hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì và vật tư, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính thay vì lo lắng về vấn đề in ấn.

Hiện nay, thị trường có 3 loại hình dịch vụ chính:

1.1. Cho Thuê Máy In

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp cần linh hoạt, không muốn đầu tư lớn ban đầu. Bạn trả phí hàng tháng cố định, nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo trì, sửa chữa và thay thế máy khi cần.

Đặc điểm:

• Không sở hữu máy sau khi kết thúc hợp đồng
• Chi phí hàng tháng bao gồm bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật
• Dễ nâng cấp hoặc đổi máy khi nhu cầu thay đổi
• Phù hợp: Doanh nghiệp mới thành lập, văn phòng thuê ngắn hạn, dự án có thời hạn

1.2. Mua Trả Góp Máy In

Với doanh nghiệp muốn sở hữu máy in nhưng chưa đủ ngân sách thanh toán một lần, dịch vụ mua máy in trả góp với VAT và lắp đặt miễn phí là lựa chọn tối ưu. Bạn trả trước một phần, phần còn lại chia thành các kỳ thanh toán hàng tháng.

Đặc điểm:

• Sở hữu máy sau khi thanh toán hết
• Lãi suất 0% trong 6-12 tháng đầu (tùy chương trình)
• Trả trước 20-30% giá trị máy
• Phù hợp: Doanh nghiệp ổn định, nhu cầu in ấn lâu dài, muốn tích lũy tài sản

1.3. Giải Pháp In Ấn Trọn Gói (MPS)

MPS (Managed Print Services – Dịch vụ quản lý in ấn) là gói toàn diện bao gồm máy in, phần mềm quản lý, bảo trì và cung cấp vật tư tự động. Đây là lựa chọn cho doanh nghiệp có quy mô lớn, in ấn trên 50.000 trang/tháng.

2. Lợi Ích Của Dịch Vụ Máy In So Với Mua Đứt

Nhiều doanh nghiệp vẫn mua máy in theo cách truyền thống: trả tiền một lần, tự xử lý bảo trì, tự mua mực. Cách này có vẻ đơn giản, nhưng khi tính toán tổng chi phí sở hữu trong 3-5 năm, bức tranh lại hoàn toàn khác.

2.1. Tối Ưu Dòng Tiền

Thay vì bỏ ra 10-50 triệu đồng mua máy một lần, bạn chỉ cần thanh toán 500.000 – 2.000.000 VNĐ/tháng. Số tiền tiết kiệm được có thể đầu tư vào hoạt động kinh doanh sinh lời.

Ví dụ: Máy in đa năng Canon imageCLASS MF465dw giá 8,64 triệu đồng. Nếu thuê, bạn chỉ trả khoảng 600.000 VNĐ/tháng, tiết kiệm hơn 8 triệu đồng dòng tiền ban đầu để nhập hàng hoặc marketing.

2.2. Giảm Rủi Ro Kỹ Thuật

Máy in hỏng không còn là nỗi lo. Nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm:

• Sửa chữa miễn phí khi máy gặp sự cố
• Thay máy dự phòng trong thời gian bảo hành
• Cập nhật, nâng cấp thiết bị khi công nghệ mới ra đời

2.3. Chi Phí Minh Bạch, Dễ Lập Ngân Sách

Bạn biết trước chính xác chi phí in ấn hàng tháng, không lo phát sinh bất ngờ từ việc thay drum, thay mực hay sửa chữa đột xuất. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp cần quy trình phê duyệt ngân sách nội bộ chặt chẽ.

2.4. Hỗ Trợ Kỹ Thuật Chuyên Nghiệp

Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên trách xử lý sự cố trong vòng 4-24 giờ làm việc, thay vì bạn phải tự tìm hiểu hoặc chờ đợi hãng bảo hành (thường mất 1-2 tuần).

2.5. Case Study: Tiết Kiệm 35% Chi Phí In Ấn

Một công ty thương mại điện tử 50 nhân viên tại TP.HCM từng mua 5 máy in Canon riêng lẻ. Sau 2 năm:

• Chi phí mua máy: 35 triệu đồng
• Chi phí bảo trì, sửa chữa: 12 triệu đồng
• Chi phí mực in chính hãng: 48 triệu đồng
• Tổng: 95 triệu đồng

Khi chuyển sang thuê 3 máy in đa năng tốc độ cao:

• Chi phí thuê 24 tháng: 36 triệu đồng
• Mực in bao gồm trong hợp đồng
• Bảo trì miễn phí
• Tổng: 36 triệu đồng (tiết kiệm 62%)

3. So Sánh Chi Tiết: Cho Thuê Và Trả Góp Máy In – Tiết Kiệm Bao Nhiêu?

Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất. Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn.

3.1. Bảng So Sánh Toàn Diện

3.2. Phân Tích Tổng Chi Phí Sở Hữu 3 Năm

Trường hợp 1: Cho thuê máy in đa năng HP LaserJet MFP M442dn

• Giá thuê: 1.200.000 VNĐ/tháng (bao gồm bảo trì, mực)
• Tổng 36 tháng: 43.200.000 VNĐ
• Quyền sở hữu: Không

Máy in laser đen trắng đa năng HP LaserJet MFP M440DN khổ A3

16.260.522 VND Giá gốc là: 16.260.522 VND.14.750.000 VNDGiá hiện tại là: 14.750.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in đa chức năng HP LaserJet MFP M440DN - giải pháp in ấn A3 hiệu quả cho doanh nghiệp Việt Nam với chi phí vận hành thấp chỉ 120đ/trang

• In A3 tốc độ cao: 24 trang/phút đáp ứng khối lượng lớn
• Tự động 2 mặt: tiết kiệm giấy và thời gian xử lý
• Đa chức năng: in scan copy quét 33 hình/phút A4
• Chu kỳ bền bỉ: 50000 trang/tháng cho văn phòng
• Kết nối mạng: Ethernet LAN chia sẻ nhiều máy tính
• Chi phí thấp: mực HP 335X in 13700 trang

Xem chi tiết

Trường hợp 2: Mua trả góp máy in Canon imageCLASS MF465dw

• Giá máy: 8.640.000 VNĐ
• Trả trước 30%: 2.592.000 VNĐ
• Trả góp 12 tháng (lãi suất 0%): 504.000 VNĐ/tháng
• Chi phí mực 36 tháng (ước tính 15.000 trang/năm): 18.000.000 VNĐ
• Chi phí bảo trì 3 năm: 3.000.000 VNĐ
• Tổng: 31.232.000 VNĐ
• Quyền sở hữu: Có (giá trị còn lại khoảng 3-4 triệu)

Máy in laser đen trắng đa năng Canon imageCLASS MF465dw

10.500.000 VND Giá gốc là: 10.500.000 VND.9.600.000 VNDGiá hiện tại là: 9.600.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in đa năng Canon MF465dw tối ưu cho văn phòng Việt Nam với chi phí vận hành thấp chỉ 120-200đ/trang

• Tốc độ cao: In 40 trang/phút, quét 100 hình/phút
• Tiết kiệm chi phí: Hộp mực 10200 trang, giảm 30% chi phí
• Kết nối thông minh: WiFi, AirPrint, Canon PRINT Business
• Đa chức năng: In, quét, copy, fax trong một thiết bị
• Tự động hóa: In 2 mặt, ADF 50 trang quét liên tục
• Màn hình cảm ứng: 5 inch màu, điều khiển dễ dàng

Xem chi tiết

3.3. Khi Nào Nên Thuê, Khi Nào Nên Trả Góp?

Nên thuê nếu:

• Doanh nghiệp mới thành lập, cần linh hoạt dòng tiền
• Văn phòng thuê, có thể di chuyển trong 2-3 năm
• Không có nhân sự IT để xử lý sự cố kỹ thuật
• Nhu cầu in ấn có thể thay đổi theo mùa kinh doanh

Nếu doanh nghiệp bạn cần giải pháp linh hoạt với chi phí cố định hàng tháng, hãy tham khảo dịch vụ cho thuê máy in văn phòng với nhiều gói phù hợp từng quy mô.

Nên trả góp nếu:

• Doanh nghiệp ổn định, hoạt động trên 3 năm
• Nhu cầu in ấn ổn định, dự đoán được
• Muốn sở hữu tài sản, ghi nhận khấu hao
• Có nhân sự hoặc đối tác hỗ trợ bảo trì

4. Quy Trình Thuê/Mua Máy In Cho Doanh Nghiệp: 7 Bước Đơn Giản

Nhiều doanh nghiệp ngại thủ tục phức tạp khi tiếp cận dịch vụ máy in. Thực tế, quy trình này đơn giản hơn bạn nghĩ.

Bước 1: Đánh Giá Nhu Cầu In Ấn

Trả lời các câu hỏi:

• Bạn in khoảng bao nhiêu trang/tháng?
• In đen trắng hay màu? Tỷ lệ như thế nào?
• Cần in khổ A4 hay A3?
• Có cần scan, copy, fax không?
• Bao nhiêu người sử dụng chung máy?

Mẹo: Kiểm tra counter máy in hiện tại hoặc số lượng mực đã mua trong 6 tháng gần nhất để ước tính chính xác.

Bước 2: Xác Định Ngân Sách Và Hình Thức

Dựa trên khả năng tài chính và quy trình phê duyệt nội bộ, bạn chọn:

• Thuê: Chi phí cố định, dễ lập ngân sách
• Trả góp: Chi phí ban đầu cao hơn, sở hữu máy
• Mua đứt: Thanh toán một lần, tự quản lý

Bước 3: Liên Hệ Nhà Cung Cấp, Nhận Tư Vấn

Cung cấp thông tin nhu cầu để nhận báo giá phù hợp. Nhà cung cấp uy tín sẽ:

• Khảo sát nhu cầu thực tế
• Đề xuất 2-3 phương án với mức giá khác nhau
• Giải thích rõ các điều khoản hợp đồng

Bước 4: So Sánh Đề Xuất, Thương Lượng Điều Khoản

Khi nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp, so sánh:

• Tổng chi phí trong toàn bộ thời gian hợp đồng
• Điều khoản bảo hành, bảo trì
• Thời gian phản hồi sự cố
• Chính sách đổi/nâng cấp máy

Bước 5: Phê Duyệt Nội Bộ Và Ký Hợp Đồng

Chuẩn bị hồ sơ:

• Giấy phép kinh doanh (bản sao)
• Thông tin người đại diện pháp luật
• Địa chỉ lắp đặt thiết bị

Bước 6: Lắp Đặt, Cài Đặt Và Đào Tạo

Kỹ thuật viên đến:

• Lắp đặt máy, kết nối mạng
• Cài đặt driver cho các máy tính
• Hướng dẫn sử dụng cơ bản
• Thiết lập tài khoản quản lý (nếu có phần mềm)

Bước 7: Vận Hành Và Hỗ Trợ Định Kỳ

Trong suốt thời gian sử dụng:

• Hotline hỗ trợ kỹ thuật
• Bảo trì định kỳ theo lịch
• Cung cấp mực, vật tư (theo hợp đồng)
• Báo cáo tình trạng máy hàng tháng

Timeline thực tế: Từ lúc liên hệ đến khi máy hoạt động: 3-5 ngày làm việc.

Quy trình 7 bước thuê máy in cho doanh nghiệp

5. Bảng Giá Dịch Vụ Máy In Cho Doanh Nghiệp 2025

Giá dịch vụ máy in phụ thuộc vào loại máy, khối lượng in và các dịch vụ đi kèm. Dưới đây là bảng giá tham khảo cập nhật tháng 12/2025.

5.1. Giá Cho Thuê Máy In

ppm = số trang mỗi phút (pages per minute)

Lưu ý: Giá trên thường bao gồm bảo trì cơ bản. Mực in có thể tính riêng hoặc bao gồm tùy gói.

5.2. Giá Trả Góp Máy In

Ví dụ cụ thể:

• Máy in Canon imageCLASS MF272dw giá 6,1 triệu đồng
• Trả trước 30%: 1.830.000 VNĐ
• Trả góp 0% trong 12 tháng: 356.000 VNĐ/tháng

5.3. Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Giá

• Khối lượng in hàng tháng: In nhiều hơn → giá mỗi trang giảm → tổng chi phí có thể cao hơn nhưng đơn giá tốt hơn.
• Loại máy và thương hiệu: Máy cao cấp với tính năng nâng cao (in 2 mặt tự động, WiFi, scan màu) có giá thuê cao hơn.

Gói dịch vụ đi kèm:

• Gói cơ bản: Chỉ máy, tự mua mực
• Gói tiêu chuẩn: Máy + bảo trì
• Gói toàn diện: Máy + bảo trì + mực + hỗ trợ kỹ thuật 24/7

6. Chọn Máy In Nào Cho Văn Phòng Doanh Nghiệp? So Sánh Thương Hiệu

Thị trường máy in văn phòng tại Việt Nam có 4 thương hiệu chiếm ưu thế: Canon, HP, Brother và Ricoh. Mỗi thương hiệu có điểm mạnh riêng.

6.1. Canon

Ưu điểm:

• Chất lượng in sắc nét, đặc biệt với văn bản
• Chi phí mực in tương đối thấp
• Mạng lưới bảo hành rộng tại Việt Nam
• Giá máy cạnh tranh ở phân khúc tầm trung

Lưu ý: Một số dòng máy có tốc độ in chưa nhanh bằng đối thủ cùng giá.

• Phù hợp với: Văn phòng vừa và nhỏ, nhu cầu in văn bản là chính.
• Dòng máy tiêu biểu: Canon imageCLASS MF272dw (6,1 triệu), Canon imageCLASS MF465dw (8,64 triệu)

6.2. HP

Ưu điểm:

• Tốc độ in nhanh, hiệu suất cao
• Tích hợp tốt với hệ sinh thái Windows
• Nhiều tính năng quản lý in ấn từ xa
• Độ bền cao, phù hợp in khối lượng lớn

Lưu ý: Giá máy và mực chính hãng thường cao hơn các thương hiệu khác.

• Phù hợp với: Doanh nghiệp lớn, nhu cầu in khối lượng cao, cần quản lý tập trung.
• Dòng máy tiêu biểu: HP LaserJet MFP M442dn (14,9 triệu)

6.3. Brother

Ưu điểm:

• Giá máy và mực thấp nhất trong 4 thương hiệu
• Chi phí mỗi trang in rất cạnh tranh
• Độ bền tốt, ít hỏng vặt
• Thiết kế nhỏ gọn, tiết kiệm không gian

Lưu ý: Chất lượng in màu chưa bằng Canon/HP.

• Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ, startup, văn phòng gia đình.
• Dòng máy tiêu biểu: Brother DCP-B7620DW (5,25 triệu), Brother MFC-L2701DW (6,85 triệu)

6.4. Ricoh

Ưu điểm:

• Chuyên về máy in và photocopy công suất lớn
• Độ bền cao, thiết kế cho môi trường văn phòng cường độ cao
• Nhiều tính năng bảo mật tài liệu
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp

Lưu ý: Giá máy cao, không phù hợp văn phòng nhỏ.

• Phù hợp với: Doanh nghiệp lớn 100+ nhân viên, ngành ngân hàng, bảo hiểm, luật.

Bảng So Sánh Tổng Hợp

7. Giải Pháp In Ấn Trọn Gói (MPS) Cho Doanh Nghiệp Lớn

7.1. MPS Là Gì?

Managed Print Services (Dịch vụ quản lý in ấn) là giải pháp toàn diện, trong đó nhà cung cấp đảm nhận toàn bộ hoạt động in ấn của doanh nghiệp, từ thiết bị, vật tư, bảo trì đến tối ưu hóa quy trình.

7.2. Thành Phần Của Giải Pháp MPS

Thiết bị in ấn:

• Máy in, máy photocopy theo nhu cầu
• Máy scan tốc độ cao
• Thiết bị hoàn thiện (đóng bìa, bấm kim)

Phần mềm quản lý:

• Theo dõi số lượng in theo phòng ban, nhân viên
• Cảnh báo mực sắp hết, tự động đặt hàng
• Báo cáo chi phí in ấn hàng tháng
• Bảo mật tài liệu in

Dịch vụ đi kèm:

• Bảo trì định kỳ, sửa chữa
• Cung cấp mực, giấy, vật tư
• Tư vấn tối ưu hóa quy trình in
• Đào tạo nhân viên

7.3. Lợi Ích Của MPS

• Giảm 30-50% chi phí in ấn: Thông qua tối ưu hóa thiết bị, giảm lãng phí mực giấy, chuyển từ in màu sang đen trắng khi phù hợp.
• Tăng bảo mật tài liệu: In bảo mật (print-release) chỉ cho phép in khi nhân viên xác thực tại máy.
• Giảm tải cho bộ phận IT: Không cần xử lý sự cố máy in, cài driver, quản lý vật tư.
• Theo dõi chi phí chính xác: Biết rõ phòng ban nào in nhiều, loại tài liệu gì, chi phí bao nhiêu.

7.4. Phù Hợp Với Ai?

MPS phù hợp với doanh nghiệp có:

• Trên 100 nhân viên
• Khối lượng in trên 50.000 trang/tháng
• Nhiều điểm in phân tán (chi nhánh, phòng ban)
• Yêu cầu bảo mật tài liệu cao

Case study: Một công ty bảo hiểm 300 nhân viên triển khai MPS, giảm từ 25 máy in riêng lẻ xuống còn 10 máy đa năng. Kết quả sau 1 năm: giảm 45% chi phí in ấn, tiết kiệm 180 triệu đồng.

8. Bí Quyết Tiết Kiệm 40% Chi Phí In Ấn – Học Từ Doanh Nghiệp Thực Tế

8.1. Case Study 1: Công Ty Thương Mại 80 Nhân Sự

Vấn đề:

• 8 máy in cũ, hay hỏng, chậm
• Chi phí bảo trì 3-4 triệu đồng/tháng
• Nhân viên mất thời gian chờ sửa máy
• Không kiểm soát được ai in gì, in bao nhiêu

Giải pháp:

• Thuê 3 máy in đa năng HP công suất cao
• Triển khai phần mềm theo dõi in ấn
• Thiết lập quota in cho từng nhân viên

Kết quả sau 12 tháng:

• Chi phí in giảm từ 8 triệu xuống 4,8 triệu/tháng (giảm 40%)
• Năng suất tăng (không còn thời gian chờ)
• Kiểm soát được chi phí theo phòng ban

8.2. Case Study 2: Văn Phòng Luật 30 Nhân Sự

Vấn đề:

• Cần in tài liệu chất lượng cao (hợp đồng, văn bản pháp lý)
• Yêu cầu bảo mật tài liệu nghiêm ngặt
• Chi phí mực chính hãng quá cao

Giải pháp:

• Mua trả góp 0% máy Canon imageCLASS MF754Cdw
• Triển khai tính năng in bảo mật (secure print)
• Sử dụng mực tương thích chất lượng cao cho tài liệu nội bộ

Kết quả:

• Tiết kiệm 35% chi phí mực in hàng năm
• Bảo mật tài liệu đảm bảo (in ra mới in được)
• Sở hữu máy sau 12 tháng

8.3. Bài Học Rút Ra

5 nguyên tắc tiết kiệm chi phí in ấn:

1. Đánh giá lại thiết bị: Máy in cũ có thể tốn chi phí bảo trì nhiều hơn thuê máy mới
2. Chọn đúng loại hình dịch vụ: Thuê phù hợp startup, trả góp phù hợp doanh nghiệp ổn định
3. Theo dõi chi phí: Không quản lý được thì không tối ưu được
4. Cân nhắc mực tương thích: Tiết kiệm 40-60% với chất lượng đảm bảo
5. In 2 mặt mặc định: Giảm 50% chi phí giấy

9. Danh Sách Kiểm Tra Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Máy In Uy Tín

Chọn nhà cung cấp đáng tin cậy quyết định 50% thành công của dịch vụ máy in. Dưới đây là 10 tiêu chí đánh giá.

10 Tiêu Chí Đánh Giá Nhà Cung Cấp

Toàn Nhân Đáp Ứng Tiêu Chuẩn Nào?

Toàn Nhân là đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực máy in và thiết bị văn phòng:

• Đối tác ủy quyền chính hãng Canon, HP, Brother
• Hơn 5.000 khách hàng doanh nghiệp tại khu vực miền Nam
• Cam kết phản hồi sự cố trong 4 giờ làm việc
• Showroom và văn phòng tại 12/3 Trương Định, P. Nhiêu Lộc, TP.HCM
• Hotline hỗ trợ: 0899 199 660

Kết Luận

Dịch vụ máy in cho doanh nghiệp không chỉ là việc thuê hay mua một chiếc máy. Đó là quyết định ảnh hưởng đến chi phí vận hành, năng suất làm việc và thậm chí cả sự hài lòng của nhân viên trong nhiều năm tới.

3 điểm quan trọng cần nhớ:

1. Cho thuê phù hợp với doanh nghiệp cần linh hoạt, chi phí cố định, không muốn lo lắng về bảo trì
2. Trả góp phù hợp khi bạn muốn sở hữu thiết bị, có nhu cầu ổn định lâu dài
3. Tổng chi phí sở hữu (gồm máy, mực, bảo trì) mới là con số cần so sánh, không phải giá mua ban đầu

Đừng để vấn đề máy in trở thành nỗi lo hàng ngày. Hãy chọn giải pháp phù hợp và tập trung vào việc phát triển kinh doanh.

Bước tiếp theo: Liên hệ Toàn Nhân qua hotline 0899 199 660 hoặc email sales@toannhan.com để nhận báo giá miễn phí trong vòng 24 giờ. Đội ngũ tư vấn sẽ phân tích nhu cầu và đề xuất giải pháp tối ưu chi phí nhất cho doanh nghiệp bạn.