Chi phí sử dụng máy in laser: Từ A-Z cho doanh nghiệp Việt Nam

Bạn mua máy in laser 5 triệu đồng, nhưng sau 2 năm đã chi thêm 15 triệu cho mực và linh kiện mà không hề hay biết? Đây là thực trạng đáng báo động mà hơn 70% doanh nghiệp SME tại Việt Nam đang phải đối mặt khi không kiểm soát được chi phí in ấn thực sự của mình.

Thực tế cho thấy giá mua máy in chỉ chiếm khoảng 20-30% tổng chi phí sở hữu trong suốt vòng đời sử dụng. Phần còn lại nằm ở mực in, drum, linh kiện thay thế, điện năng và chi phí bảo trì mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua khi quyết định đầu tư.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu trọn vẹn cấu trúc chi phí sử dụng máy in laser, tự tính được chi phí mỗi trang in và tổng chi phí sở hữu, từ đó chọn giải pháp in ấn tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Toàn bộ số liệu và công thức được tổng hợp từ kinh nghiệm 20 năm tư vấn thiết bị văn phòng của Toàn Nhân, kết hợp với dữ liệu kỹ thuật từ các hãng Canon, HP, Brother.

Nội dung bài viết sẽ đi qua các phần chính: cấu trúc chi phí sử dụng, công thức tính chi phí mỗi trang, phân tích tổng chi phí sở hữu 2-3 năm, các yếu tố ảnh hưởng chi phí, so sánh mực chính hãng và tương thích, đối chiếu với máy in phun và dịch vụ thuê ngoài, giải pháp kiểm soát chi phí, công cụ tính toán miễn phí và gợi ý máy in có chi phí vận hành thấp.

1. Cấu trúc chi phí sử dụng máy in laser: 6 thành phần bạn cần biết

Để kiểm soát được ngân sách in ấn, bước đầu tiên là hiểu rõ những khoản chi nào đang âm thầm “ăn mòn” ngân sách văn phòng của bạn. Chi phí sử dụng máy in laser bao gồm 6 thành phần chính, mỗi thành phần đóng góp tỷ trọng khác nhau vào tổng chi phí.

• Chi phí đầu tư ban đầu là khoản rõ ràng nhất, bao gồm giá máy in, phí vận chuyển và cài đặt ban đầu. Tùy phân khúc, chi phí này dao động từ 2-20 triệu đồng cho máy in văn phòng thông thường.
• Chi phí mực in (Toner) là thành phần lớn nhất và quan trọng nhất, chiếm 40-60% tổng chi phí vận hành trong suốt vòng đời máy. Đây là lý do nhiều hãng sản xuất bán máy in giá rẻ nhưng định giá mực in rất cao, tạo nên mô hình kinh doanh “dao cạo và lưỡi dao cạo”.
• Chi phí drum/trống thường bị bỏ qua nhưng đáng kể. Drum cần thay định kỳ sau mỗi 10.000-30.000 trang tùy dòng máy, với mức giá từ 500.000đ đến 2 triệu đồng. Một số dòng máy có drum tích hợp trong hộp mực, trong khi các dòng khác cho phép thay riêng, giúp tiết kiệm chi phí hơn.
• Chi phí linh kiện khác bao gồm fuser unit (bộ sấy), transfer belt (dây curoa), waste toner box (hộp chứa mực thải). Các linh kiện này thường có tuổi thọ 50.000-100.000 trang nhưng giá thay thế không hề rẻ.
• Chi phí giấy thường bị bỏ qua trong tính toán nhưng đáng kể với văn phòng in nhiều. Một ram giấy A4 80gsm hiện có giá khoảng 85.000-95.000đ, tương đương 170-190đ mỗi tờ.
• Chi phí điện năng và bảo trì là hai khoản thường không được đưa vào ngân sách. Máy in laser tiêu thụ 300-600W khi in và 5-15W ở chế độ chờ. Chi phí bảo trì định kỳ khoảng 200.000-500.000đ mỗi lần, từ 2-4 lần mỗi năm.

Ngoài ra còn có các chi phí ẩn như thời gian máy ngừng hoạt động (downtime), chi phí IT support khi gặp sự cố, và thời gian đào tạo nhân viên sử dụng máy mới. Để hiểu sâu hơn về các loại mực in laser và cách chọn mực phù hợp, bạn có thể tham khảo bài viết tất tần tật về mực in laser: chính hãng vs tương thích.

Tảng băng chi phí máy in laser

2. Công thức tính chi phí trên mỗi trang in

Chi phí mỗi trang in (cost per page) là chỉ số quan trọng nhất để so sánh chi phí vận hành giữa các dòng máy in laser khác nhau. Công thức này cho phép bạn đánh giá chính xác máy nào tiết kiệm hơn trong dài hạn, thay vì chỉ nhìn vào giá mua ban đầu.

Công thức cơ bản:

Chi phí mỗi trang = Giá hộp mực ÷ Số trang in tiêu chuẩn

Ví dụ: Hộp mực HP 151A có giá 1.200.000đ, in được 3.050 trang theo công bố. Chi phí mỗi trang = 1.200.000 ÷ 3.050 = 393đ/trang.

Công thức đầy đủ hơn cần bao gồm cả chi phí drum, fuser và các linh kiện khác:

Chi phí mỗi trang = (Giá mực ÷ Số trang mực) + (Giá drum ÷ Số trang drum) + (Giá giấy mỗi tờ) + (Điện năng mỗi trang)

Điểm quan trọng cần lưu ý là số trang in tiêu chuẩn được tính theo tiêu chuẩn ISO/IEC 19752 cho máy in đen trắng và ISO/IEC 19798 cho máy in màu, dựa trên độ phủ mực 5% trên mỗi trang A4. Trong thực tế, nếu bạn in tài liệu có nhiều nội dung, đồ họa hoặc hình ảnh, độ phủ thực tế có thể lên đến 10-20%, khiến số trang in thực tế giảm đáng kể.

Ví dụ so sánh cụ thể giữa hai dòng máy:

Dòng B tuy giá mua cao hơn 3 triệu đồng nhưng tiết kiệm 83đ mỗi trang in. Nếu văn phòng in 2.000 trang mỗi tháng, sau 18 tháng bạn đã thu hồi chênh lệch giá máy và bắt đầu tiết kiệm thực sự.

Để lấy số liệu tính toán chính xác, bạn có thể tra cứu trên datasheet của hãng sản xuất, thông tin in trên hộp mực, hoặc trang web chính thức của Canon, HP, Brother. Xem hướng dẫn chi tiết với các ví dụ thực tế và file tính toán tại bài cách tính chi phí vận hành máy in laser chính xác.

3. Tổng chi phí sở hữu máy in laser trong 2-3 năm

Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership) là khái niệm quan trọng giúp bạn nhìn nhận đầy đủ chi phí từ lúc mua máy đến hết vòng đời sử dụng. Đây là công cụ quyết định để so sánh các phương án đầu tư máy in một cách khách quan.

Công thức tính tổng chi phí sở hữu:

Tổng chi phí sở hữu = Chi phí đầu tư ban đầu + (Chi phí vận hành hàng tháng × Số tháng sử dụng) + Chi phí bảo trì

Chi phí vận hành hàng tháng = (Số trang in × Chi phí mỗi trang) + Chi phí giấy + Chi phí điện

Phân tích theo 3 kịch bản nhu cầu in ấn:

Kịch bản 1: Văn phòng nhỏ (500 trang/tháng)

Phù hợp với hộ kinh doanh cá thể, văn phòng 1-5 người.

Hạng mục	Chi phí 3 năm
Máy in (Brother HL-B2100D hoặc tương đương)	3.250.000đ
Mực in (500 trang × 36 tháng ÷ 3.000 trang/hộp × 650.000đ)	3.900.000đ
Drum (1 lần thay)	850.000đ
Giấy (18 ram)	1.620.000đ
Điện + Bảo trì	800.000đ
Tổng chi phí sở hữu 3 năm	10.420.000đ

 

Máy in laser đen trắng Brother HL-B2100D

3.605.391 VND Giá gốc là: 3.605.391 VND.3.250.000 VNDGiá hiện tại là: 3.250.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in laser Brother HL-B2100D - giải pháp in ấn tiết kiệm cho văn phòng Việt Nam với chi phí vận hành thấp nhất phân khúc

• Tốc độ in nhanh: 34 trang/phút, ra trang đầu dưới 85 giây
• In 2 mặt tự động: tiết kiệm 50% giấy, tăng năng suất 40%
• Chi phí siêu tiết kiệm: chỉ 92đ/trang với mực TNB027 chính hãng
• Độ phân giải cao: 1200x1200 dpi, in rõ nét font 2pt
• Dung lượng khay lớn: 250 tờ, chu kỳ 30000 trang/tháng
• Bảo hành toàn diện: 24 tháng tại 18 trung tâm Brother Việt Nam

Xem chi tiết

 

Kịch bản 2: Văn phòng vừa (2.000 trang/tháng)

Phù hợp với doanh nghiệp 10-30 nhân sự.

Kịch bản 3: Văn phòng lớn (5.000 trang/tháng)

Phù hợp với doanh nghiệp 50+ nhân sự hoặc các phòng ban in nhiều như kế toán, hành chính.

Hạng mục	Chi phí 3 năm
Máy in (Brother MFC-L5915DW hoặc tương đương)	18.350.000đ
Mực in (5.000 × 36 ÷ 8.000 × 1.100.000đ)	24.750.000đ
Drum (3 lần thay)	4.500.000đ
Linh kiện khác (fuser)	2.000.000đ
Giấy (180 ram)	16.200.000đ
Điện + Bảo trì	4.500.000đ
Tổng chi phí sở hữu 3 năm	70.300.000đ

Máy in laser đen trắng đa năng Brother MFC-L5915DW

20.374.458 VND Giá gốc là: 20.374.458 VND.18.350.000 VNDGiá hiện tại là: 18.350.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in Brother MFC-L5915DW - Giải pháp in ấn hiệu quả cho văn phòng Việt Nam với chi phí tiết kiệm chỉ 350-450 VND/trang

• Tốc độ cao: In/sao chép 50 trang/phút tăng năng suất
• Bảo mật 3 lớp: Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp an toàn
• Đa chức năng: In, scan, copy, fax trong một thiết bị
• Mực siêu tiết kiệm: TN-3482 in 12,000 trang giảm chi phí
• Kết nối đa dạng: WiFi, USB, Ethernet hỗ trợ mọi thiết bị
• Bảo hành 12 tháng: Hỗ trợ miễn phí tại Việt Nam

Xem chi tiết

 

Bảng so sánh tổng chi phí sở hữu theo hãng (kịch bản 2.000 trang/tháng, 3 năm):

Hãng	Giá máy tiêu biểu	Chi phí mực/trang	Tổng chi phí sở hữu
Brother HL-L5210DN	7.700.000đ	340đ	38.400.000đ
HP LaserJet Pro 4003dw	8.800.000đ	390đ	44.800.000đ
Canon LBP236dw	7.200.000đ	420đ	46.200.000đ

Bảng so sánh tổng chi phí sở hữu theo hãng

Máy in laser đen trắng HP LaserJet Pro 4003dw

7.226.371 VND Giá gốc là: 7.226.371 VND.6.100.000 VNDGiá hiện tại là: 6.100.000 VND.

Xem ngay

Máy in laser đen trắng Canon i-SENSYS LBP236dw

9.124.884 VND Giá gốc là: 9.124.884 VND.7.950.000 VNDGiá hiện tại là: 7.950.000 VND.

Xem ngay

Máy in laser đen trắng Brother HL-L5210DN

8.729.197 VND Giá gốc là: 8.729.197 VND.7.700.000 VNDGiá hiện tại là: 7.700.000 VND.

Xem ngay

Xem thêm các sản phẩm Máy in →

 

Insight quan trọng: Máy in giá rẻ có thể có tổng chi phí sở hữu cao hơn máy giá cao do chi phí mực và linh kiện đắt đỏ. Việc tính toán tổng chi phí sở hữu trước khi quyết định mua giúp bạn tránh “bẫy giá rẻ” mà nhiều doanh nghiệp mắc phải.

Biểu đồ cột so sánh tổng chi phí sở hữu 3 năm

4. Các yếu tố ảnh hưởng mạnh nhất đến chi phí sử dụng

Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sử dụng giúp bạn tối ưu hóa ngân sách in ấn một cách chủ động. Dưới đây là 7 yếu tố quan trọng nhất, được sắp xếp theo mức độ tác động.

• Dung lượng hộp mực (Page Yield) là yếu tố có tác động lớn nhất. Các hãng sản xuất thường cung cấp nhiều phiên bản hộp mực với dung lượng khác nhau: Standard, High Yield (XL) và Extra High Yield (XXL). Hộp mực dung lượng cao thường có chi phí mỗi trang thấp hơn 20-30% so với hộp mực tiêu chuẩn. Ví dụ: HP 151X (dung lượng cao) in được 6.100 trang với giá 2.100.000đ, chi phí mỗi trang 344đ, trong khi HP 151A (tiêu chuẩn) chỉ in được 3.050 trang với giá 1.200.000đ, chi phí mỗi trang 393đ.
• Recommended Monthly Volume vs Duty Cycle là hai thông số quan trọng khi chọn máy. Recommended Monthly Volume là số trang khuyến nghị in mỗi tháng để máy hoạt động tối ưu. Duty Cycle là công suất tối đa máy có thể xử lý. Chọn máy có Recommended Monthly Volume phù hợp với nhu cầu thực tế giúp giảm hao mòn và kéo dài tuổi thọ linh kiện.
• Loại tài liệu in ảnh hưởng trực tiếp đến lượng mực tiêu thụ. Văn bản thuần văn bản có độ phủ khoảng 5%, trong khi tài liệu có đồ họa, bảng biểu có thể lên đến 15-20%. Điều này có nghĩa số trang in thực tế có thể thấp hơn 50-75% so với thông số công bố.

Thói quen sử dụng cũng đóng vai trò quan trọng:

• In 2 mặt thay vì 1 mặt giúp tiết kiệm 50% giấy
• In đen trắng thay vì màu tiết kiệm 60-70% chi phí mực
• Chế độ in nháp (Draft/Eco) tiết kiệm 20-30% mực

Chất lượng mực và linh kiện là quyết định then chốt. Mực tương thích chất lượng cao từ nhà cung cấp uy tín có thể tiết kiệm 40-60% chi phí so với mực chính hãng mà vẫn đảm bảo chất lượng in ổn định.

Môi trường sử dụng ảnh hưởng đến tuổi thọ drum và các linh kiện. Nhiệt độ lý tưởng là 18-25°C, độ ẩm 40-60%. Môi trường quá ẩm có thể làm giấy dính, kẹt giấy thường xuyên và giảm tuổi thọ drum.

Tần suất bảo trì định kỳ giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, tránh hư hỏng lớn gây tốn kém. Bảo trì 2-4 lần mỗi năm với chi phí 200.000-500.000đ mỗi lần có thể tiết kiệm hàng triệu đồng chi phí sửa chữa phát sinh.

5. Mực chính hãng vs Mực tương thích: Phân tích chi phí và rủi ro

Quyết định sử dụng mực chính hãng hay mực tương thích là một trong những lựa chọn quan trọng nhất ảnh hưởng đến chi phí vận hành máy in. Tìm hiểu chi tiết về các loại mực và cách chọn mực phù hợp trong bài tất tần tật về mực in laser sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn.

So sánh chi phí:

Loại mực	Giá tham khảo (HP 151A tương đương)	Tiết kiệm
Mực chính hãng	1.200.000đ	–
Mực tương thích Greentech	700.000-880.000đ	40-42%
Mực giá rẻ không rõ nguồn gốc	300.000-400.000đ	65-75%

Mực in laser đen trắng Greentech HP W1510A

985.486 VND Giá gốc là: 985.486 VND.880.000 VNDGiá hiện tại là: 880.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Xem chi tiết

 

Chất lượng in giữa mực chính hãng và mực tương thích chất lượng cao có sự khác biệt nhưng không đáng kể trong nhiều ứng dụng:

• Mực chính hãng: Độ đậm, độ bền màu, độ mịn tối ưu
• Mực tương thích chất lượng cao: Đạt 80-90% chất lượng mực chính hãng, phù hợp cho đa số nhu cầu văn phòng
• Mực giá rẻ không rõ nguồn gốc: Chất lượng không ổn định, nguy cơ gây hại cho máy

Rủi ro khi sử dụng mực tương thích kém chất lượng:

Hỏng drum và fuser là rủi ro phổ biến nhất. Mực không đạt chuẩn có thể chứa các hạt mực kích thước không đồng đều, gây mài mòn drum nhanh chóng. Chi phí thay drum có thể lên đến 1-2 triệu đồng, cao hơn khoản tiết kiệm từ việc dùng mực rẻ.

Kẹt giấy và rò mực xảy ra khi mực không chảy đều hoặc không bám tốt vào giấy. Điều này không chỉ gây phiền toái mà còn làm lãng phí giấy và thời gian.

Mất bảo hành máy in là lo ngại của nhiều doanh nghiệp, nhưng thực tế theo quy định bảo vệ người tiêu dùng, nhà sản xuất chỉ được từ chối bảo hành khi chứng minh được mực in gây hư hỏng máy. Việc sử dụng mực tương thích từ nguồn uy tín với chứng nhận chất lượng (ISO, STMC) giảm thiểu rủi ro này.

Khi nào nên dùng mực tương thích?

• In tài liệu nội bộ, bản nháp, tài liệu không cần lưu trữ lâu
• Văn phòng có khối lượng in lớn và cần kiểm soát chi phí
• Khi máy in đã hết bảo hành

Khi nào nên dùng mực chính hãng?

• In hợp đồng, tài liệu pháp lý, chứng từ quan trọng
• Tài liệu cần lưu trữ lâu dài (10+ năm)
• Máy in còn trong thời gian bảo hành và không muốn rủi ro

Giải pháp trung gian là sử dụng mực tương thích chất lượng cao từ nhà cung cấp uy tín có chứng nhận ISO 9001, STMC và cam kết bảo hành. Mực Greentech của Toàn Nhân đạt các tiêu chuẩn này và cung cấp chế độ bảo hành 200%, đảm bảo an tâm sử dụng.

6. So sánh chi phí: Máy in laser vs Máy in phun vs Thuê dịch vụ in

Việc so sánh định lượng giữa các giải pháp in ấn giúp bạn chọn phương án tối ưu theo nhu cầu thực tế. Dưới đây là phân tích chi tiết theo từng ngưỡng sản lượng in.

Ngưỡng hòa vốn (Break-even point):

Bảng so sánh chi phí 3 năm – Kịch bản 500 trang/tháng:

Với 500 trang/tháng, máy in phun tank có lợi thế rõ rệt nhờ chi phí mực rất thấp. Tuy nhiên, cần lưu ý máy in phun có tốc độ chậm hơn và chất lượng in văn bản không sắc nét bằng laser.

Bảng so sánh chi phí 3 năm – Kịch bản 2.000 trang/tháng:

Ở mức 2.000 trang/tháng, máy in phun vẫn có chi phí thấp nhất nhưng tốc độ in chậm (10-15 trang/phút so với 30-40 trang/phút của laser) có thể gây bất tiện cho văn phòng bận rộn.

Bảng so sánh chi phí 3 năm – Kịch bản 5.000 trang/tháng:

Ưu nhược điểm từng giải pháp:

Mua máy in laser:

• Ưu điểm: Kiểm soát hoàn toàn, chi phí thấp khi in nhiều, tốc độ nhanh
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu, chịu trách nhiệm bảo trì

Thuê máy:

• Ưu điểm: Không lo bảo trì, linh hoạt nâng cấp, không tốn chi phí đầu tư
• Nhược điểm: Chi phí dài hạn cao hơn, phụ thuộc nhà cung cấp

Thuê dịch vụ in ngoài:

• Ưu điểm: Không đầu tư, không cần quản lý thiết bị, phù hợp in ít hoặc in chuyên biệt
• Nhược điểm: Chi phí cao nhất khi in nhiều, không tiện lợi, bảo mật thông tin

Biểu đồ đường so sánh chi phí tích lũy theo số trang/tháng

7. Giải pháp kiểm soát và giảm chi phí in ấn văn phòng

Áp dụng các giải pháp dưới đây một cách đồng bộ có thể giúp doanh nghiệp giảm 30-40% chi phí in ấn hàng năm. Đây là con số đáng kể, đặc biệt với những văn phòng có khối lượng in lớn.

Thiết lập chính sách in ấn nội bộ:

Mặc định in 2 mặt (duplex) cho tất cả máy in trong văn phòng là cách đơn giản nhất để giảm 50% chi phí giấy. Hầu hết máy in laser hiện đại đều hỗ trợ in 2 mặt tự động.

Mặc định in đen trắng trừ khi có yêu cầu cụ thể. Chi phí in màu thường cao gấp 5-10 lần in đen trắng.

Thiết lập quota in theo phòng ban hoặc nhân viên giúp kiểm soát và phân bổ chi phí hợp lý. Nhiều doanh nghiệp phát hiện lượng in giảm 20-30% ngay sau khi áp dụng chính sách này do nhân viên ý thức hơn.

Cấu hình driver máy in tiết kiệm:

Chế độ Draft hoặc Eco mode giảm lượng mực sử dụng 20-30% mà chất lượng vẫn đủ đọc cho tài liệu nội bộ. Cách thiết lập: Control Panel → Devices and Printers → Click phải vào máy in → Printing Preferences → Quality → Draft/Economy.

In Grayscale thay vì màu khi chỉ cần tài liệu đen trắng nhưng file nguồn có màu.

Phần mềm quản lý in ấn:

Các giải pháp như PaperCut, PrinterLogic cho phép:

• Theo dõi log in ấn chi tiết theo user, phòng ban, máy in
• Báo cáo chi phí in ấn tự động hàng tuần, hàng tháng
• Xác thực trước khi in (Print Release) giúp giảm in nhầm, in quên

Chi phí triển khai phần mềm quản lý in ấn khoảng 5-15 triệu đồng nhưng có thể hoàn vốn trong 6-12 tháng với văn phòng in nhiều.

Đào tạo nhân viên:

• Hướng dẫn nhân viên sử dụng Print Preview trước khi in để kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần.
• Khuyến khích sử dụng tài liệu số, chia sẻ file qua email hoặc hệ thống lưu trữ đám mây thay vì in.
• Quy định không in tài liệu cá nhân hoặc tính phí nếu in.

Nếu bạn cần hỗ trợ nạp mực định kỳ để tiết kiệm chi phí, tham khảo dịch vụ nạp mực máy in laser theo khu vực của chúng tôi.

Danh sách 10 cách giảm chi phí in ấn áp dụng ngay:

1. Mặc định in 2 mặt → Tiết kiệm 50% giấy
2. Mặc định in đen trắng → Tiết kiệm 60-70% chi phí mực màu
3. Sử dụng chế độ Draft → Tiết kiệm 20-30% mực
4. Xem trước (Preview) trước khi in → Giảm in nhầm
5. Sử dụng mực tương thích chất lượng → Tiết kiệm 40-60%
6. Chọn hộp mực dung lượng cao (XL) → Giảm chi phí mỗi trang 20%
7. Bảo trì máy in định kỳ → Giảm hư hỏng phát sinh
8. Thiết lập quota in → Giảm 20-30% lượng in không cần thiết
9. Đào tạo nhân viên → Nâng cao ý thức tiết kiệm
10. Ưu tiên tài liệu số → Giảm nhu cầu in ấn

8. Công cụ tính chi phí in ấn: File Excel miễn phí

Để hỗ trợ doanh nghiệp tính toán chi phí in ấn một cách chính xác, Toàn Nhân đã xây dựng file Excel tính chi phí in ấn và tổng chi phí sở hữu hoàn toàn miễn phí.

File Excel bao gồm 3 sheet chính:

Sheet 1: Tính chi phí mỗi trang (Cost Per Page)

• Nhập thông số: Giá hộp mực, số trang in công bố, giá drum, tuổi thọ drum
• Kết quả tự động: Chi phí mực mỗi trang, chi phí drum mỗi trang, tổng chi phí mỗi trang
• Hỗ trợ so sánh đến 5 dòng máy cùng lúc

Sheet 2: Tính tổng chi phí sở hữu 3 năm

• Nhập thông số: Giá máy, số trang in mỗi tháng, giá các loại mực/linh kiện, chi phí bảo trì ước tính
• Kết quả tự động: Tổng chi phí sở hữu, chi phí trung bình mỗi tháng, điểm hòa vốn
• Biểu đồ trực quan hóa phân bổ chi phí

Sheet 3: So sánh các phương án

• Nhập thông số của 3 phương án: Mua máy laser, thuê máy, in ngoài
• Kết quả: Bảng so sánh chi phí theo từng năm và 3 năm
• Khuyến nghị phương án tối ưu dựa trên nhu cầu in

Hướng dẫn sử dụng:

1. Tải file về máy tính
2. Mở file và đọc hướng dẫn ở sheet “Readme”
3. Điền các ô màu vàng với thông tin của bạn
4. Các ô màu xanh sẽ tự động tính toán kết quả
5. Xem biểu đồ và khuyến nghị ở cuối mỗi sheet

File được xây dựng dựa trên công thức chuẩn và số liệu thực tế từ kinh nghiệm tư vấn cho hơn 500 doanh nghiệp tại Việt Nam.

Để nhận file Excel miễn phí, vui lòng liên hệ Toàn Nhân qua:

• Hotline: 0899 199 660
• Email: sales@toannhan.com
• Hoặc để lại thông tin tại website mayintoannhan.com

Screenshot preview file Excel với chú thích các ô quan trọng

9. Gợi ý máy in laser có chi phí sử dụng thấp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dựa trên phân tích chi phí mỗi trang và tổng chi phí sở hữu, dưới đây là những dòng máy in laser có chi phí vận hành tối ưu theo từng phân khúc giá.

Tiêu chí chọn máy in có chi phí sử dụng thấp:

• Page yield cao: Hộp mực in được nhiều trang
• Có hộp mực dung lượng cao (XL/XXL): Chi phí mỗi trang thấp hơn đáng kể
• Drum tách rời: Chỉ cần thay mực, không phải thay drum mỗi lần
• Chứng nhận Energy Star: Tiết kiệm điện năng
• Có mực tương thích Greentech: Đảm bảo tiết kiệm lâu dài

Phân khúc dưới 4 triệu đồng:

Brother HL-B2100D là lựa chọn tối ưu với giá 3.250.000đ. Máy có drum tách rời, hộp mực TN-B022 giá chỉ 409.000đ (mực Greentech) với page yield 2.600 trang, chi phí mỗi trang khoảng 157đ.

Pantum P2516 giá 2.240.000đ phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ. Mực Greentech PC-211KEV giá 700.000đ cho 1.600 trang, chi phí mỗi trang 437đ.

Phân khúc dưới 4 triệu đồng

Máy in laser đen trắng Brother HL-B2100D

3.605.391 VND Giá gốc là: 3.605.391 VND.3.250.000 VNDGiá hiện tại là: 3.250.000 VND.

Xem ngay

Máy in laser đen trắng Pantum P2516

2.553.594 VND Giá gốc là: 2.553.594 VND.2.240.000 VNDGiá hiện tại là: 2.240.000 VND.

Xem ngay

Xem thêm các sản phẩm Máy in →

Phân khúc 4-7 triệu đồng:

Brother HL-B2180DW giá 4.150.000đ có thêm WiFi và in 2 mặt tự động. Drum tách rời, mực giá rẻ, chi phí mỗi trang khoảng 160đ.

Brother DCP-B7620DW giá 5.250.000đ là máy đa năng in-scan-copy với WiFi. Phù hợp văn phòng nhỏ cần đa chức năng.

Phân khúc 4-7 triệu đồng

Máy in laser đen trắng đa năng Brother DCP-B7620DW

5.699.533 VND Giá gốc là: 5.699.533 VND.5.250.000 VNDGiá hiện tại là: 5.250.000 VND.

Xem ngay

Máy in laser đen trắng Brother HL B2180DW

4.574.076 VND Giá gốc là: 4.574.076 VND.4.150.000 VNDGiá hiện tại là: 4.150.000 VND.

Xem ngay

Xem thêm các sản phẩm Máy in →

Phân khúc 7-12 triệu đồng:

Brother HL-L5210DN giá 7.700.000đ có tốc độ 48 trang/phút, hộp mực dung lượng cao TN-3498 in được 8.000 trang. Chi phí mỗi trang chỉ khoảng 140đ với mực tương thích.

Máy in laser đen trắng Brother HL-L5210DN

8.729.197 VND Giá gốc là: 8.729.197 VND.7.700.000 VNDGiá hiện tại là: 7.700.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in laser Brother HL-L5210DN - Giải pháp in ấn chuyên nghiệp cho văn phòng Việt Nam với chi phí vận hành siêu tiết kiệm

• Tốc độ in cao: 48 trang/phút A4, tăng 40% năng suất văn phòng
• In 2 mặt tự động: Tiết kiệm giấy, thân thiện môi trường
• Chi phí thấp: Chỉ 95đ/trang với mực TN-920XXL 11000 trang
• Bảo mật 3 lớp: Chứng nhận quốc tế, bảo vệ dữ liệu tuyệt đối
• Kết nối mạng: Gigabit Ethernet, in từ smartphone qua AirPrint
• Bảo hành 24 tháng: Dịch vụ chính hãng Brother toàn quốc

Xem chi tiết

Máy in laser màu chi phí thấp:

Brother HL-L3240CDW giá 6.550.000đ là lựa chọn tối ưu cho máy in màu. Drum tách rời với mực, mỗi bộ 4 màu Greentech khoảng 3.600.000đ.

Máy in laser màu Brother HL-L3240CDW

7.215.949 VND Giá gốc là: 7.215.949 VND.6.550.000 VNDGiá hiện tại là: 6.550.000 VND.

⭐ Đặc điểm nổi bật

Máy in LED màu Brother HL-L3240CDW - Giải pháp in ấn chuyên nghiệp cho văn phòng Việt Nam với chi phí tiết kiệm chỉ 400-600 VNĐ/trang màu

• Tốc độ in cao: 26 trang/phút cả đen trắng và màu
• In 2 mặt tự động: Tiết kiệm 50% thời gian và giấy in
• Công nghệ LED êm: Giảm ồn 25%, chỉ 48dB khi hoạt động
• Kết nối đa dạng: Wi-Fi 5GHz, Ethernet Gigabit, USB 20
• Bảo mật 3 lớp: An toàn thiết bị, mạng và tài liệu
• Hỗ trợ di động: In từ smartphone qua Brother Mobile Connect

Xem chi tiết

Bảng tổng hợp:

Lưu ý: Giá máy thấp không đồng nghĩa chi phí sử dụng thấp. Một số máy in giá rẻ có chi phí mực rất cao, dẫn đến tổng chi phí sở hữu cao hơn máy giá cao ban đầu. Luôn tính toán chi phí mỗi trang và tổng chi phí sở hữu trước khi quyết định.

Kết luận

Qua bài viết này, bạn đã nắm được 5 điểm quan trọng nhất về chi phí sử dụng máy in laser:

• Thứ nhất, chi phí sử dụng bao gồm 6 thành phần chính, không chỉ mực in. Mực chiếm 40-60% nhưng drum, linh kiện, giấy, điện và bảo trì cũng đáng kể.
• Thứ hai, chi phí mỗi trang (cost per page) là chỉ số quan trọng nhất để so sánh giữa các dòng máy. Công thức cơ bản: Giá mực ÷ Số trang in.
• Thứ ba, tổng chi phí sở hữu 3 năm mới phản ánh đúng chi phí thực sự. Máy giá rẻ có thể có tổng chi phí sở hữu cao hơn máy giá cao.
• Thứ tư, chọn máy phù hợp với nhu cầu in thực tế (không chọn máy rẻ nhất), sử dụng mực tương thích chất lượng và hộp mực dung lượng cao để tối ưu chi phí.
• Thứ năm, áp dụng chính sách in tiết kiệm (in 2 mặt, chế độ Draft, quota in) có thể giảm 30-40% chi phí in ấn.

Bước tiếp theo:

• Liên hệ Toàn Nhân để nhận file Excel tính chi phí in ấn miễn phí
• Yêu cầu tư vấn và báo giá chi tiết cho nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp
• Đội ngũ chuyên gia với 20 năm kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn tối ưu chi phí in ấn

Liên hệ ngay:

• Hotline: 0899 199 660
• Email: sales@toannhan.com
• Website: mayintoannhan.com