Chi phí sử dụng máy in laser: Công thức tính & Bảng giá 2025
Chi phí sử dụng máy in laser: Hướng dẫn tính toán chi tiết & Bảng giá 2025
Bạn mua máy in 3 triệu đồng nhưng chi phí vận hành 3 năm có thể lên đến 15 triệu – gấp 5 lần giá mua ban đầu. Đây là thực tế mà 78% văn phòng vừa và nhỏ (SME) tại Việt Nam đang phải đối mặt khi không tính đúng tổng chi phí sở hữu, dẫn đến vượt ngân sách in ấn 20-40% mỗi năm.
Nguyên nhân chính là nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá máy in ban đầu mà bỏ qua các khoản chi phí ẩn như mực in, giấy, điện năng và bảo trì định kỳ. Khi tìm hiểu kỹ về chi phí vận hành máy in laser, bạn sẽ nhận ra rằng việc chọn đúng máy và tối ưu quy trình in ấn có thể tiết kiệm 30-50% ngân sách hàng năm.
Bài viết này cung cấp cho bạn công thức tính chi phí in từng trang chi tiết, bảng giá mực in cập nhật tháng 12/2025, bảng so sánh chi phí giữa các dòng máy phổ biến, và 7 cách giảm chi phí đã được kiểm chứng thực tế tại các văn phòng Việt Nam. Nội dung được chia thành 5 phần: 5 thành phần chi phí cần biết, công thức tính chi phí mỗi trang, bảng giá mực 2025, so sánh chi phí các dòng máy, và mẹo tiết kiệm hiệu quả.

Pie chart 5 thành phần chi phí sử dụng máy in laser
- 5 thành phần chi phí sử dụng máy in laser bạn cần biết
- Chi phí mực in – Khoản lớn nhất cần kiểm soát
- Chi phí giấy in – Yếu tố thường bị bỏ qua
- Chi phí điện năng và bảo trì định kỳ
- Công thức tính chi phí in 1 trang A4 máy laser
- Cách tính chi phí mực in theo số trang thực tế
- Tính tổng chi phí sở hữu trong 1-3 năm
- Bảng giá mực in laser chính hãng và tương thích 2025
- Bảng giá mực HP
- Bảng giá mực Canon
- Bảng giá mực Brother
- Mực chính hãng và mực tương thích – Nên chọn loại nào?
- So sánh chi phí sử dụng các dòng máy in laser phổ biến
- Máy in laser trắng đen – Chi phí thấp nhất
- Máy in laser đen trắng Brother HL-L2321D
- Máy in laser đen trắng Brother HL B2180DW
- Máy in laser đen trắng Canon imageCLASS LBP122DW
- Máy in laser màu – Khi nào đáng đầu tư?
- 7 cách giảm chi phí sử dụng máy in laser hiệu quả
- Case study – Văn phòng SME tối ưu chi phí in ấn
- Kết luận
- Câu hỏi thường gặp
5 thành phần chi phí sử dụng máy in laser bạn cần biết
Khi sử dụng máy in laser cho văn phòng, chi phí không chỉ dừng lại ở việc mua máy ban đầu. Thực tế, có 5 thành phần chi phí chính mà bạn cần theo dõi để kiểm soát ngân sách in ấn hiệu quả.
Theo khảo sát của Toàn Nhân với hơn 200 doanh nghiệp SME tại TP.HCM, tỷ lệ phân bổ chi phí vận hành máy in laser trung bình như sau:
| Thành phần chi phí | Tỷ lệ % | Ví dụ thực tế (5,000 trang/tháng) |
|---|---|---|
| Mực in | 60-70% | 1.000.000 – 1.400.000đ/tháng |
| Giấy in | 15-20% | 650.000 – 800.000đ/tháng |
| Điện năng | 5-10% | 50.000 – 100.000đ/tháng |
| Bảo trì, thay drum | 10-15% | 150.000 – 250.000đ/tháng |
| Sửa chữa đột xuất | 5-10% | 100.000 – 200.000đ/tháng |

Chi phí vận hành máy in laser theo tháng
Với một văn phòng 20 người in khoảng 5.000 trang mỗi tháng, tổng chi phí vận hành dao động từ 1.950.000đ đến 2.750.000đ, chưa tính chi phí khấu hao máy. Đây là con số mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua khi lập ngân sách.
Chi phí mực in – Khoản lớn nhất cần kiểm soát
Chi phí mực in chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí vận hành, từ 60-70%. Đây cũng là khoản chi phí có thể tối ưu được nhiều nhất nếu bạn có chiến lược phù hợp.
Với máy in laser đen trắng, giá mực chính hãng dao động từ 800.000đ đến 2.500.000đ tùy dòng máy và số trang in công bố. Ví dụ, mực HP 107A chính hãng có giá khoảng 1.200.000đ với công suất 1.000 trang (độ phủ 5%). Trong khi đó, mực tương thích chất lượng cao như mực Greentech HP 107A chỉ 700.000đ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng in ấn cho văn phòng.
- Ưu điểm mực chính hãng: Bảo hành đầy đủ, chất lượng in ổn định, không lo rủi ro hỏng máy.
- Ưu điểm mực tương thích uy tín: Tiết kiệm 40-60% chi phí, phù hợp máy đã hết bảo hành, có bảo hành từ nhà cung cấp.
Lưu ý: Tránh xa mực giả, mực kém chất lượng vì có thể làm hỏng drum và các linh kiện khác, chi phí sửa chữa có thể cao hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được ban đầu.
Chi phí giấy in – Yếu tố thường bị bỏ qua
Giấy in chiếm 15-20% tổng chi phí vận hành nhưng thường bị nhiều văn phòng xem nhẹ. Mức giá giấy A4 hiện tại như sau:
- Giấy A4 70gsm (Double A, IK Plus): 65.000 – 80.000đ/ram (500 tờ)
- Giấy A4 80gsm (chất lượng cao hơn): 85.000 – 100.000đ/ram
Với văn phòng in 5.000 trang mỗi tháng, bạn cần khoảng 10 ram giấy, tương đương 650.000 – 800.000đ. Nếu bật tính năng in 2 mặt tự động, chi phí giấy giảm còn 325.000 – 400.000đ, tiết kiệm 50%.
Mẹo chọn giấy: Giấy 70gsm phù hợp cho tài liệu nội bộ, báo cáo thường ngày. Giấy 80gsm nên dùng cho hợp đồng, văn bản gửi khách hàng cần độ bền cao hơn.
Chi phí điện năng và bảo trì định kỳ
Máy in laser tiêu thụ điện năng ở 2 trạng thái: khi in (300-500W) và chế độ chờ (5-10W). Một máy in laser văn phòng hoạt động trung bình 4-6 giờ mỗi ngày tiêu thụ khoảng 15-25 kWh/tháng, tương đương 50.000 – 100.000đ tiền điện.
Chi phí bảo trì định kỳ bao gồm:
- Thay drum/trống mực: 500.000 – 1.500.000đ mỗi 20.000-30.000 trang in
- Vệ sinh định kỳ: 200.000 – 300.000đ mỗi 3-6 tháng
- Thay linh kiện hao mòn: Roller, fuser tùy tình trạng máy
Timeline bảo dưỡng khuyến nghị: Vệ sinh máy mỗi 3 tháng, kiểm tra drum mỗi 6 tháng, thay drum theo công suất công bố của nhà sản xuất.
Công thức tính chi phí in 1 trang A4 máy laser
Để kiểm soát ngân sách in ấn chính xác, bạn cần biết cách tính chi phí in mỗi trang A4. Công thức chuẩn được áp dụng như sau:
Chi phí mỗi trang = (Giá mực ÷ Số trang in thực tế) + (Giá giấy ÷ 500) + Chi phí điện mỗi trang

Công thức tính chi phí in 1 trang A4
Trong đó:
- Giá mực: Giá hộp mực bạn sử dụng (chính hãng hoặc tương thích)
- Số trang in thực tế: Số trang in được từ 1 hộp mực (chú ý điều chỉnh theo độ phủ mực)
- Giá giấy: Giá 1 ram giấy A4 (500 tờ)
- Chi phí điện mỗi trang: Thường khoảng 2-5đ/trang
Áp dụng công thức này cho 3 dòng máy phổ biến tại Việt Nam, khi sử dụng chi phí thay mực máy in Canon 2900 làm ví dụ tham khảo:
| Dòng máy | Giá mực tương thích | Số trang in | Chi phí mỗi trang |
|---|---|---|---|
| HP LaserJet 107a | 700.000đ | 1.000 trang | 180-220đ |
| Brother HL-L2321D | 409.000đ | 2.600 trang | 150-180đ |
| Canon LBP6030 | 550.000đ | 1.700 trang | 200-250đ |
Ghi chú: Chi phí đã bao gồm giấy A4 (130đ/tờ) và điện (3đ/trang), sử dụng mực tương thích Greentech.
Cách tính chi phí mực in theo số trang thực tế
Số trang in (yield) công bố trên hộp mực thường được tính ở độ phủ mực 5% – tức là chỉ 5% diện tích trang giấy có mực. Tuy nhiên, thực tế văn phòng thường in ở độ phủ 10-15%, nghĩa là số trang in thực tế chỉ bằng 50-70% số công bố.
Công thức điều chỉnh:
Số trang in thực tế = Số trang in công bố × (5% ÷ Độ phủ mực thực tế)
Ví dụ thực tế: Mực HP 107A công bố 1.000 trang (5% coverage). Nếu văn phòng bạn in văn bản nhiều chữ với độ phủ khoảng 10%, số trang thực tế sẽ là:
1.000 × (5% ÷ 10%) = 500 trang
Như vậy, chi phí mực mỗi trang thực tế tăng gấp đôi so với tính toán ban đầu. Đây là sai lầm phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp vượt ngân sách in ấn.
Cách ước tính độ phủ mực:
- Văn bản thuần chữ: 5-7%
- Văn bản + bảng biểu: 10-15%
- Văn bản + hình ảnh: 15-25%
- Tài liệu marketing: 25-40%

Minh họa 4 mức độ phủ mực trên trang A4
Tính tổng chi phí sở hữu trong 1-3 năm
Tổng chi phí sở hữu (TCO – Total Cost of Ownership) là chỉ số quan trọng nhất khi đánh giá máy in nào thực sự tiết kiệm. Công thức tính:
TCO = Giá máy + (Chi phí mỗi trang × Số trang mỗi năm × Số năm) + Chi phí bảo trì
Case study thực tế: Văn phòng kế toán 15 người, in 3.000 trang mỗi tháng (36.000 trang mỗi năm), tính TCO trong 3 năm:
| Khoản mục | Số tiền |
|---|---|
| Máy in Brother HL-L2321D | 3.050.000đ |
| Chi phí in (180đ × 108.000 trang) | 19.440.000đ |
| Bảo trì 3 năm | 1.500.000đ |
| Tổng TCO | 23.990.000đ |
So sánh với phương án mua máy rẻ hơn (Pantum P2516, giá 2.240.000đ) nhưng chi phí mực cao hơn (220đ/trang):
| Khoản mục | Số tiền |
|---|---|
| Máy in Pantum P2516 | 2.240.000đ |
| Chi phí in (220đ × 108.000 trang) | 23.760.000đ |
| Bảo trì 3 năm | 2.000.000đ |
| Tổng TCO | 28.000.000đ |
Kết luận: Máy đắt hơn 810.000đ nhưng tiết kiệm 4.010.000đ sau 3 năm (giảm 14% TCO). Đây là lý do bạn nên tính TCO thay vì chỉ so sánh giá máy.

Biểu đồ so sánh TCO 3 năm giữa Brother HL-L2321D (23.990.000đ) và Pantum P2516 (28.000.000đ)
Bảng giá mực in laser chính hãng và tương thích 2025
Dưới đây là bảng giá mực in laser cập nhật tháng 12/2025, tổng hợp từ các nguồn uy tín tại Việt Nam.

Infographic so sánh giá mực chính hãng vs tương thích Greentech
Bảng giá mực HP
| Mã mực | Dòng máy | Giá chính hãng | Giá tương thích Greentech | Số trang in | Chi phí mỗi trang |
|---|---|---|---|---|---|
| W1107A (107A) | HP 107a/w, 135a/w | 1.200.000đ | 700.000đ | 1.000 trang | 700đ/trang |
| CF217A (17A) | HP M102, M130 | 1.300.000đ | 700.000đ | 1.600 trang | 438đ/trang |
| CF226A (26A) | HP M402, M426 | 2.200.000đ | 880.000đ | 3.100 trang | 284đ/trang |
| CF280A (80A) | HP M401, M425 | 2.000.000đ | 659.000đ | 2.700 trang | 244đ/trang |
| CF283A (83A) | HP M125, M127 | 1.400.000đ | 700.000đ | 1.500 trang | 467đ/trang |
Bảng giá mực Canon
| Mã mực | Dòng máy | Giá chính hãng | Giá tương thích Greentech | Số trang in | Chi phí mỗi trang |
|---|---|---|---|---|---|
| CRG-325 | LBP6000, MF3010 | 1.100.000đ | 700.000đ | 1.600 trang | 438đ/trang |
| CRG-337 | MF211, MF212w | 1.200.000đ | 700.000đ | 2.400 trang | 292đ/trang |
| CRG-052 | LBP212, LBP214 | 1.800.000đ | 880.000đ | 3.100 trang | 284đ/trang |
| CRG-303 | LBP2900, LBP3000 | 900.000đ | 550.000đ | 2.000 trang | 275đ/trang |
Bảng giá mực Brother
| Mã mực | Dòng máy | Giá chính hãng | Giá tương thích Greentech | Số trang in | Chi phí mỗi trang |
|---|---|---|---|---|---|
| TN-2385 | HL-L2321D, L2361DN | 950.000đ | 409.000đ | 2.600 trang | 157đ/trang |
| TN-2480 | HL-L2375DW, DCP-L2550DW | 1.300.000đ | 559.000đ | 3.000 trang | 186đ/trang |
| TN-B022 | DCP-B7535DW | 400.000đ | 259.000đ | 2.000 trang | 130đ/trang |
Nguồn tham khảo giá: FPT Shop, An Phát PC, Phong Vũ, Toàn Nhân – Cập nhật tháng 12/2025
Mực chính hãng và mực tương thích – Nên chọn loại nào?
Khi nào nên dùng mực chính hãng:
- Máy in còn trong thời gian bảo hành (thường 12 tháng)
- In tài liệu quan trọng yêu cầu chất lượng cao nhất
- Doanh nghiệp có ngân sách dư dả, ưu tiên độ ổn định
Khi nào nên dùng mực tương thích:
- Máy in đã hết bảo hành
- In tài liệu nội bộ, không yêu cầu chất lượng hoàn hảo
- Muốn tối ưu chi phí vận hành (tiết kiệm 40-60%)
Khuyến nghị từ chuyên gia: Trong năm đầu sử dụng, nên dùng mực chính hãng để đảm bảo bảo hành máy. Sau đó, chuyển sang mực tương thích từ nhà cung cấp uy tín như Greentech với bảo hành 200% (hộp mực + 1 lần nạp tiếp theo) để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Lưu ý quan trọng: Mực tương thích kém chất lượng có thể gây hỏng drum, kẹt giấy, và ảnh hưởng tuổi thọ máy. Chi phí thay drum (500.000 – 1.500.000đ) cao hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được từ mực giá rẻ.
So sánh chi phí sử dụng các dòng máy in laser phổ biến
Để giúp bạn đưa ra quyết định chính xác, dưới đây là bảng so sánh chi phí sử dụng 5 dòng máy in laser bán chạy nhất tại Việt Nam, tính toán với điều kiện: văn phòng 15 người, in 3.000 trang mỗi tháng, sử dụng trong 3 năm.

Bảng so sánh visual 5 dòng máy in laser phổ biến
| Tiêu chí | HP 107a | Brother HL-L2321D | Canon LBP6030 | HP M135a | Brother DCP-B7535DW |
|---|---|---|---|---|---|
| Giá máy | 2.950.000đ | 3.050.000đ | 2.800.000đ | 4.500.000đ | 5.250.000đ |
| Giá mực tương thích | 700.000đ | 409.000đ | 550.000đ | 700.000đ | 259.000đ |
| Số trang in | 1.000 | 2.600 | 1.700 | 1.000 | 2.000 |
| Chi phí mỗi trang | 220đ | 157đ | 194đ | 220đ | 130đ |
| TCO 3 năm | 26.710.000đ | 19.990.000đ | 23.708.000đ | 28.260.000đ | 19.290.000đ |
| Phù hợp | Văn phòng nhỏ | Văn phòng vừa | Cá nhân, SOHO | Văn phòng cần scan | Văn phòng in nhiều |
Phân tích: Brother DCP-B7535DW có TCO thấp nhất nhờ chi phí mỗi trang chỉ 130đ, phù hợp văn phòng in trên 3.000 trang mỗi tháng. HP 107a tuy giá máy rẻ nhưng TCO cao do chi phí mực đắt.
Máy in laser trắng đen – Chi phí thấp nhất
Top 3 máy in laser đen trắng có chi phí vận hành thấp nhất:
1. Brother HL-L2321D – Chi phí 150-180đ/trang
- Giá máy: 3.050.000đ
- In 2 mặt tự động
- Tốc độ: 30 trang/phút
- Phù hợp: Văn phòng 5-15 người

Máy in laser đen trắng Brother HL-L2321D
⭐ Đặc điểm nổi bật
Máy in laser Brother HL-L2321D - Giải pháp in ấn hiệu quả cho văn phòng Việt Nam với chi phí vận hành thấp chỉ 200đ/trang
- In 2 mặt tự động: Tiết kiệm 50% giấy, giảm chi phí vận hành
- Tốc độ cao: 30 trang/phút A4, trang đầu dưới 85 giây
- Thiết kế nhỏ gọn: Chỉ 183cm chiều cao, phù hợp mọi không gian
- Chế độ Toner Save: Giảm 25% lượng mực tiêu thụ
- Chu kỳ bền bỉ: 10000 trang/tháng, vận hành êm ái
- Kết nối đơn giản: USB 20, tương thích Windows/Mac
2. Brother HL-B2180DW – Chi phí 130-160đ/trang
- Giá máy: 4.150.000đ
- WiFi + in 2 mặt tự động
- Tốc độ: 34 trang/phút
- Phù hợp: Văn phòng cần kết nối không dây

Máy in laser đen trắng Brother HL B2180DW
⭐ Đặc điểm nổi bật
Máy in laser Brother HL-B2180DW - Giải pháp in ấn hiệu quả cho văn phòng Việt Nam với chi phí vận hành thấp chỉ 460đ/trang
- Tốc độ in cao: 34 trang/phút, in 2 mặt tự động 16 mặt/phút
- Kết nối đa dạng: WiFi 24GHz/5GHz, USB, Ethernet, in từ điện thoại
- Bảo mật 3 lớp: Mã hóa TLS 12 bảo vệ tài liệu nhạy cảm
- Hộp mực tiết kiệm: TN-B027 dung lượng 2600 trang, giảm 50% chi phí
- Chế độ im lặng: Độ ồn chỉ 49dB, phù hợp văn phòng nhỏ
- Bảo hành chính hãng: 24 tháng, 12 trung tâm bảo hành toàn quốc
3. Canon LBP122DW – Chi phí 180-220đ/trang
- Giá máy: 4.250.000đ
- WiFi + in 2 mặt
- Tốc độ: 29 trang/phút
- Phù hợp: Văn phòng yêu cầu độ bền Canon

Máy in laser đen trắng Canon imageCLASS LBP122DW
⭐ Đặc điểm nổi bật
- Tốc độ in cao: 30 trang/phút đen trắng
- In 2 mặt tự động: Tiết kiệm giấy và thời gian
- Kết nối không dây: WiFi, AirPrint, Canon PRINT Business
- Thiết kế nhỏ gọn: 356x283x213mm, chỉ 6kg
- Mực in tiết kiệm: Canon 071 cho 1200 trang
- Bảo hành chính hãng: 12 tháng tại Việt Nam
Lưu ý: Máy in laser đen trắng phù hợp cho in văn bản, hợp đồng, báo cáo nội bộ – chiếm 80-90% nhu cầu in ấn văn phòng. Không phù hợp nếu cần in brochure, catalogue marketing có màu.
Máy in laser màu – Khi nào đáng đầu tư?
Chi phí in laser màu cao hơn đáng kể: 1.000-2.500đ mỗi trang (gấp 5-10 lần so với đen trắng). Tuy nhiên, trong một số trường hợp, đầu tư máy in màu vẫn hợp lý.
Nên đầu tư máy in laser màu khi:
- In tài liệu marketing, brochure thường xuyên (trên 500 trang màu mỗi tháng)
- In báo cáo có biểu đồ, đồ thị cần độ rõ nét cao
- Chi phí thuê in ngoài cao hơn tự in
Mẹo tiết kiệm khi dùng máy in màu:
- Mặc định in đen trắng, chỉ chọn màu khi thực sự cần
- Sử dụng chế độ in nháp (draft mode) cho tài liệu nội bộ
- Kiểm tra preview trước khi in để tránh in lỗi
Dòng máy in laser màu khuyến nghị:
- Canon i-SENSYS LBP631Cw: 5.450.000đ – phù hợp văn phòng nhỏ
- Brother HL-L3240CDW: 6.550.000đ – có in 2 mặt tự động
Nếu bạn đang tìm kiếm dòng máy in laser tiết kiệm mực nhất, Brother và Canon thường có lợi thế về chi phí vận hành dài hạn so với HP trong cùng phân khúc giá.
7 cách giảm chi phí sử dụng máy in laser hiệu quả
Trước khi đi vào chi tiết, bạn có thể tham khảo thêm bài viết về mẹo tiết kiệm giấy và mực in để có cái nhìn toàn diện hơn. Dưới đây là 7 cách đã được kiểm chứng tại các văn phòng Việt Nam, có thể giúp tiết kiệm 30-50% chi phí in ấn.

Checklist infographic 7 cách giảm chi phí in ấn
1. Bật tính năng in 2 mặt tự động (Duplex)
Tiết kiệm 50% chi phí giấy – khoảng 325.000 – 400.000đ mỗi tháng với văn phòng in 5.000 trang. Hầu hết máy in laser tầm trung trở lên đều có tính năng này.
2. Sử dụng chế độ in nháp (Draft/Eco Mode)
Giảm 20-30% lượng mực tiêu thụ mà chất lượng in vẫn đọc được rõ ràng. Phù hợp cho tài liệu nội bộ, bản thảo, tài liệu tham khảo.
3. Chọn mực tương thích từ nhà cung cấp uy tín
Tiết kiệm 40-60% chi phí mực. Với mức tiêu thụ 3.000 trang mỗi tháng, tiết kiệm khoảng 500.000 – 800.000đ mỗi tháng so với mực chính hãng.
4. Bảo dưỡng máy in định kỳ
Vệ sinh máy mỗi 3 tháng giúp kéo dài tuổi thọ drum 30%, tiết kiệm 150.000 – 450.000đ mỗi năm từ việc giảm tần suất thay drum.
5. Thiết lập quy định kiểm soát in ấn
Yêu cầu nhân viên in preview trước, hạn chế in màu, phê duyệt in số lượng lớn. Giảm 15-25% lượng in không cần thiết.
6. Chọn máy in có công suất phù hợp
Máy in quá nhỏ cho nhu cầu lớn sẽ nhanh hỏng, chi phí sửa chữa cao. Máy quá lớn gây lãng phí đầu tư. Quy tắc: công suất máy nên gấp 1.5-2 lần nhu cầu in trung bình.
7. Mua mực số lượng lớn
Đặt hàng 5-10 hộp mực cùng lúc có thể được giảm giá 10-15% từ nhà cung cấp, tiết kiệm 50.000 – 150.000đ mỗi hộp.
Tổng tiết kiệm tiềm năng: Với văn phòng 20 người in 5.000 trang mỗi tháng, áp dụng đồng bộ các cách trên có thể tiết kiệm 2.000.000 – 2.500.000đ mỗi tháng so với không tối ưu.
Case study – Văn phòng SME tối ưu chi phí in ấn
Để minh chứng cho hiệu quả của các phương pháp tối ưu chi phí, dưới đây là case study thực tế từ một doanh nghiệp dịch vụ tại TP.HCM.

Infographic case study trước/sau tối ưu chi phí in ấn
Bối cảnh:
- Công ty dịch vụ kế toán, thuế
- 25 nhân viên, 5 phòng ban
- Nhu cầu in: 8.000 trang mỗi tháng (chủ yếu văn bản, hợp đồng, báo cáo)
- Thiết bị ban đầu: 3 máy HP LaserJet 107a
Vấn đề gặp phải:
- Chi phí in ấn: 4.500.000đ mỗi tháng
- Vượt ngân sách 40% so với kế hoạch
- Máy hay kẹt giấy, hỏng vặt
Giải pháp triển khai:
| Hạng mục | Trước | Sau |
|---|---|---|
| Máy in | 3 × HP 107a | 2 × Brother DCP-B7640DW |
| Loại mực | Chính hãng HP | Tương thích Greentech |
| In 2 mặt | Không | Có (mặc định) |
| Chế độ in | Tiêu chuẩn | Eco mode cho tài liệu nội bộ |
| Giám sát | Không | Có quy trình kiểm soát |
Kết quả sau 3 tháng:
| Chỉ số | Trước | Sau | Thay đổi |
|---|---|---|---|
| Chi phí mực | 3.500.000đ/tháng | 1.200.000đ/tháng | -66% |
| Chi phí giấy | 800.000đ/tháng | 450.000đ/tháng | -44% |
| Chi phí bảo trì | 200.000đ/tháng | 150.000đ/tháng | -25% |
| Tổng chi phí | 4.500.000đ | 2.800.000đ | -38% |
ROI: Chi phí đầu tư 2 máy Brother DCP-B7640DW: 11.600.000đ. Tiết kiệm mỗi tháng: 1.700.000đ. Hoàn vốn sau 7 tháng.

Biểu đồ đường chi phí in ấn theo tháng
Bài học rút ra:
- Máy giá rẻ không đồng nghĩa tiết kiệm – hãy tính TCO
- Mực tương thích uy tín tiết kiệm đáng kể mà không ảnh hưởng chất lượng
- In 2 mặt tự động là tính năng “must-have” cho văn phòng
Kết luận
Chi phí sử dụng máy in laser không chỉ là giá mua máy ban đầu, mà bao gồm 5 thành phần: mực in (60-70%), giấy (15-20%), điện (5-10%), bảo trì (10-15%), và sửa chữa đột xuất (5-10%). Hiểu rõ cấu trúc chi phí này giúp bạn kiểm soát ngân sách in ấn hiệu quả.
Khi chọn mua máy in mới, hãy tính tổng chi phí sở hữu (TCO) thay vì chỉ so sánh giá máy. Một máy in có giá cao hơn 20% nhưng chi phí mỗi trang thấp hơn 30% sẽ tiết kiệm đáng kể sau 2-3 năm sử dụng.
Áp dụng 7 cách tối ưu chi phí đã được kiểm chứng: in 2 mặt, chế độ Eco, mực tương thích uy tín, bảo dưỡng định kỳ, kiểm soát in ấn, chọn máy phù hợp công suất, và mua mực số lượng lớn. Với văn phòng 20 người, các phương pháp này có thể tiết kiệm 2-2.5 triệu đồng mỗi tháng.
Để tìm hiểu sâu hơn về chi phí vận hành máy in và nhận tư vấn cá nhân hóa cho doanh nghiệp của bạn, liên hệ Hotline 0899 199 660 hoặc email sales@toannhan.com để được hỗ trợ miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí in 1 trang A4 bằng máy in laser là bao nhiêu?
Chi phí trung bình dao động từ 150-250đ mỗi trang với máy in đen trắng và 1.000-2.500đ mỗi trang với máy in màu. Công thức tính: Chi phí mỗi trang = Giá mực ÷ Số trang in + Giá giấy ÷ 500 + Chi phí điện. Con số cụ thể phụ thuộc vào dòng máy, loại mực sử dụng và độ phủ mực của tài liệu in.
Máy in laser và máy in phun, loại nào chi phí sử dụng thấp hơn?
Máy in laser có chi phí mỗi trang thấp hơn 40-60% so với máy in phun khi in số lượng lớn trên 1.000 trang mỗi tháng. Tuy nhiên, máy in phun phù hợp hơn nếu bạn in ít (dưới 500 trang mỗi tháng) và cần in ảnh màu chất lượng cao. Máy laser cũng có ưu điểm không bị khô mực khi không sử dụng trong thời gian dài.
Nên dùng mực chính hãng hay mực tương thích?
Mực chính hãng đảm bảo chất lượng in ổn định và giữ nguyên bảo hành máy, phù hợp với máy mới trong 12 tháng đầu. Mực tương thích từ nhà cung cấp uy tín như Greentech tiết kiệm 40-60% chi phí và phù hợp máy đã hết bảo hành. Quan trọng nhất là tránh mực giả, mực kém chất lượng vì có thể gây hỏng drum với chi phí sửa chữa cao.
Chi phí bảo trì máy in laser hàng năm là bao nhiêu?
Chi phí bảo trì trung bình từ 500.000đ đến 2.000.000đ mỗi năm, bao gồm: thay drum (500.000-1.500.000đ sau mỗi 20.000-30.000 trang), vệ sinh định kỳ (200.000-300.000đ mỗi lần, 2-4 lần mỗi năm), và thay linh kiện hao mòn khi cần. Bảo dưỡng đúng cách có thể giảm 30% chi phí sửa chữa đột xuất.
Làm thế nào để tính tổng chi phí sở hữu máy in laser?
Công thức tính tổng chi phí sở hữu (TCO): TCO = Giá máy + (Chi phí mỗi trang × Số trang mỗi năm × Số năm) + Chi phí bảo trì. Ví dụ: Máy 3.000.000đ + (200đ × 36.000 trang mỗi năm × 3 năm) + 1.500.000đ = 26.100.000đ trong 3 năm. TCO giúp so sánh chính xác giữa các dòng máy thay vì chỉ nhìn giá mua ban đầu.
Máy in laser nào có chi phí vận hành thấp nhất cho văn phòng nhỏ?
Với văn phòng dưới 3.000 trang mỗi tháng, Brother HL-L2321D và Brother DCP-B7640DW có chi phí mỗi trang thấp nhất (150-180đ) nhờ mực tương thích giá rẻ. HP LaserJet 107a và Canon LBP6030 cũng là lựa chọn tốt với chi phí 180-220đ mỗi trang, phù hợp nếu bạn ưu tiên độ bền và độ phổ biến của thương hiệu.


